¿ Qué es un sistema ? (1)
“Es
un conjunto de partes coordinadas y en interacción para alcanzar un objetivo”
“Es un conjunto de componentes que
interactúan para alcanzar un objetivo común”
Sistema
es un conjunto de diversos elementos vinculados entre sí por funciones de
interdependencia técnica, funcional, comercial, territorial, temporal, de
causalidad, u otras. La principal característica de un sistema es que está
compuesto de varias partes y el hecho de encontrarse juntas no es al azar, sino
que están conectadas en una determinada estructura. En general los sistemas
tienen una estructura y una lógica interna, así como mecanismos de comunicación
entre sus elementos constituyentes.
En un
sistema no es posible cambiar partes, sin que las relaciones de todas las
partes y el carácter general del sistema cambien. Ellos conforman un complejo
sistema de efectos existiendo a través del intercambio con el medio ambiente.
En ese sentido, un montón de arena no es un sistema. Se pueden cambiar partes,
se puede aumentar o disminuir un puñado de arena y sigue siendo un montón de
arena.
Tipos de sistemas:
Naturales: gato
Artificiales: auto
Dinamicos: pajaro con muchos colores
Estaticos: silla
cerrados: aweonao con pregunta en la cabeza
abiertos: nose
Sistema Abierto
Es
aquel que interactúa con su medio ambiente, importando energía, transformando
de alguna manera esa energía y finalmente exportando la energía convertida.
Sistema Cerrado
No
presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a
cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada
producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados.
Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es
determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía
y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente
estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera
peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.
Los
atributos
Son las propiedades de los objetos.
Ejemplo:
Estrellas:
temperatura, distancia de otras estrellas, velocidad relativa, etc.
Subsistema
Cada parte que compone un Sistema puede
ser considerada como un subsistema, es decir, un conjunto de partes (u objetos)
e interrelaciones que se encuentra dentro de un sistema mayor.
En las organizaciones, subsistemas pueden
ser: Finanzas, Personal, Adquisiciones, etc.
Supersistema
Este es un Sistema mayor que encierra a
otros sistemas.
Ejemplo:
Supersistema:
ciudad o región donde se desarrolla la actividad de una empresa.
Sistema: la
empresa.
Subsistema:
diferentes áreas funcionales de la empresa.
Niveles de organización
Se refiere a que en la medida que se avanza de
un subsistema a sistema y de un sistema a un supersistema se va avanzando de
estados de organización relativamente simples a grados más avanzados y
complejos.
Características de los Sistemas (1)
Totalidad
Su
funcionamiento requiere de la unión de todos los subsistemas que lo componen
estén integrados.
Búsqueda
de Objetivos
Para
la permanencia del sistema éste busca definir un sentido de unidad y propósito.
Equifinalidad
El
sistema tiene más de una forma de lograr los objetivos.
Interrelación
e Interdependencia
Todos
los elementos del sistema interactúan entre sí, y el resultado de cada uno de
ellos depende por lo menos de la actividad de otro de sus elementos.
Regulación
Son
los esfuerzos del sistema para mantener su equilibrio dinámico
Jerarquía
Todo
sistema contiene elementos los cuales a su vez cuentan con sub-elementos y todo
el sistema a su vez es parte de un sistema mayor.
Adaptabilidad
Es
la capacidad del sistema para adaptarse a su entorno.
Eficiencia
Son
los esfuerzos para utilizar los recursos en la mejor forma posible.
Sinergia
Los sistemas o “todo” el son más que la
suma de sus partes. Se
vuelve más eficiente que si cada parte actuara de manera aislada.
Homeostasis
Tratan
de mantener su naturaleza, intentando controlar las amenazas de los factores
externos. Estando en constante cambio.
Principio de Recursividad
Indica que lo que es aplicable a un
Sistema lo es para el supersistema y el subsistema.
Viabilidad
Es la capacidad de adaptación o
sobrevivencia de un sistema en medio del cambio. Los sistemas que pueden
ajustar su desempeño pueden mantenerse en el tiempo.
Entropía
Tendencia al caos o desorden
de un sistema. Energía ineficaz que no contribuye al logro de los objetivos del
sistema.
Neguentropía-negentropia: acciones para mejorar la organización y las
relaciones con el entorno
Tecnologías de la información
Es el estudio, diseño, desarrollo, implementación, soporte o dirección de los sistemas de información computarizados, en particular de software de aplicación y hardware de computadoras.
Se ocupa del uso de las computadoras y su software para convertir, almacenar, proteger, procesar, transmitir y recuperar la información.
Hoy en día, el término “tecnología de información” se suele mezclar con muchos aspectos de la computación y la tecnología y el término es más reconocible que antes. Cuando las tecnologías de computación y comunicación se combinan, el resultado es la tecnología de la información o “infotech”. La Tecnología de la Información es un término general que describe cualquier tecnología que ayuda a producir, manipular, almacenar, comunicar, y/o esparcir información.
La tecnología de la información es aquella tecnología que soporta las funciones de un sistema de información. Ésta, dado que está aplicada a los sistemas de información, se denomina también “informática”.
Debemos forzosamente hacer una implicación de estos dos últimos conceptos, y es que la informática no está necesariamente ligada a las computadoras hoy por hoy, la computadora ha pasado a ser una herramienta importante para el tratamiento de la información, pero dentro de no muchos años, puede que sea otra la herramienta utilizada, y la tecnología que lo haga posible, seguirá siendo la informática.
Hoy alguno de los aspectos que se preocupa de abarcar los sistemas de información son:
* Gerencia de datos
* Establecimiento de una red de la computadora
* Diseño de los sistemas de la base de datos
* Diseño del software
* Sistemas de información de gerencia
* Gerencia de sistemas
Es así como la conclusión a la que debemos llegar, es que el sistema de información de una empresa es parte integrante del conjunto de sistemas que conforman la estructura de la organización, y que la tecnología de la información proporcionará soluciones claras a problemas que se presenten en la implementación de dicho sistema de información.
Sistema de Información y
Tecnología de la Información Parte I
¿Qué entendemos por Sistema de
Información (SI) de una empresa? Punto de vista del negocio.
En este artículo se
describe con detalle algunos conceptos que son ampliamente usados, pero que son
también a menudo mal entendidos o confundidos. Y se hará porque estos conceptos
formarán la base de nuestra estructura de pensamiento para empezar a comprender
el rol de los sistemas de información, para más adelante hablar de la
tecnología inherente a ellos.
Es importante aclarar que estos
conceptos serán tratados siempre desde el punto de vista empresarial, es decir,
describiendo su rol activo en la consecución de los objetivos del negocio.
Primero entonces,
analicemos qué es un Sistema de Información:
La visión más intuitiva
del SI
de una empresa se obtiene simplemente observando cómo la información fluye de
una parte a otra de la misma, y entre ella y su entorno. Desde que un cliente
ingresa al local, hasta que sale de él (con o sin el producto o servicio deseado),
se genera un movimiento de información que más o menos está dado por los
siguientes eventos y flujos: pedido del cliente; el vendedor genera el pedido y
manda una copia a almacén para ser servido (probablemente chequea que el
cliente tenga crédito); en almacén se comprueba que exista en stock y, de ser
así, lo asigna al pedido; se prepara un recibo y se adjunta al pedido y se
remite a facturación; facturación genera la factura de acuerdo a las
condiciones de venta, etcétera, y se origina el envío o entrega en el momento.
Toda la información
recolectada, elaborada, distribuida y almacenada (datos de los clientes,
proveedores, productos vendidos), junto con los procesos que manipulan dicha
información (generar un pedido, enviar una copia a almacén, etc.) conforman el SISTEMA DE
INFORMACIÓN de la empresa. Pero para cerrar la idea, por
supuesto, debemos hablar también del objetivo que persigue dicho SI. Su objetivo
es entonces, el de apoyar los procesos de toma de decisiones necesarios para
desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.
El SI
es entonces, un sistema más, de la misma categoría que otros más tradicionales,
como el sistema de planificación, el de control, etc.
Desde una perspectiva
general, las estrategias adoptadas, dan lugar a actividades de planificación,
diseño y ejecución de acciones para conseguir objetivos y acciones de control.
Pero “diseño
y ejecución de acciones para la consecución de objetivos” puede
desdoblarse en:
-
acciones comerciales
-
acciones en área de
producción
-
acciones financieras
-
acciones sobre sistemas
de información, etc.
(Ejemplo
hipotético: El objetivo perseguido es el de aumentar las ventas de un producto
“X” en un 10% en los próximos 5 meses. Dentro de las acciones comerciales
podemos incluir publicidad, promociones u otras. Dentro de las acciones
correspondientes a SI puedo establecer que el sistema me arroje
semanalmente el porcentaje de crecimiento de ventas de ese producto y establecer
así cuan cerca o lejos se está de la consecución de dicho objetivo).
Demos entonces una definición
formal:
“Un SI es un conjunto formal de
procesos que, operando sobre una colección de datos estructurados en función de
las necesidades específicas del negocio, recopila, elabora y distribuye la
información necesaria para la operación de la organización y para las
actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en
parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las
funciones de negocio de la empresa, de acuerdo con su estrategia.” (1)
Observemos que esta
definición se centra en el para qué del SI,
y no en el cómo. Y establece que las necesidades de información
en tiempo, forma y lugar serán satisfechas por el SI
para que los responsables de tomar decisiones, lo hagan con el mayor
conocimiento de causa posible y para que las acciones correctivas se lleven a
cabo en el momento oportuno.
Es así como, en
ocasiones, la propia estrategia de negocio puede contar con un SI como parte
activa de la misma, de modo que el SI podría utilizarse como herramienta para
conseguir ventajas competitivas.
Ahora, quién responde
entonces al ¿cómo del SI? La Tecnología de la
Información es la respuesta.
Pero antes veamos qué
es tecnología:
Desde un punto de vista
restringido, la tecnología se percibe como tecnología física, relacionada con
la mecanización de los medios de producción de bienes y servicios, y el
reemplazo del esfuerzo humano. Dicha perspectiva resulta evidentemente
mecanicista, pues subraya las manifestaciones visibles de la tecnología a
través de aparatos y procesos de automatización. Este punto de vista que sólo
asocia los artefactos físicos con la tecnología se puede entender en el sentido
que se trata de su manifestación más obvia.
Si ampliamos el
enfoque, se debe tomar también en cuenta que está implícita la aplicación del
conocimiento. Así, tenemos procedimientos, metodología, organizaciones, etc. Al
respecto, resulta clara la siguiente definición de tecnología de Kast y
Rosensweig (1988):
“Tecnología es la organización y
aplicación de conocimiento para el logro de fines prácticos. Incluye
manifestaciones físicas como las máquinas y herramientas, pero también técnicas
intelectuales y procesos utilizados para resolver problemas y obtener
resultados deseados”.
La tecnología es por
tanto, ciencia aplicada a una técnica determinada.
La TECNOLOGÍA DE LA
INFORMACIÓN (TI) es aquella tecnología que soporta las
funciones de un SI. Ésta, dado que está aplicada a los sistemas de
información, se denomina también “Informática”.
Debemos forzosamente
hacer una implicación de estos dos últimos conceptos, y es que la Informática
no está necesariamente ligada a las computadoras. Hoy por hoy, la computadora
ha pasado a ser una herramienta importante para el tratamiento de la
información, pero dentro de no muchos años, puede que sea otra la herramienta
utilizada, y la tecnología que lo haga posible, seguirá siendo la informática.
Es así como la conclusión
a la que debemos llegar, es que el SI de una empresa es parte
integrante del conjunto de sistemas que conforman la estructura de la
organización, y que la TI proporcionará soluciones claras
a problemas que se presenten en la implementación de dicho sistema de
información.
Un ejemplo final está
dado por el correo convencional y el electrónico: el sistema de correo no es
nuevo, pero con la aplicación de nuevas tecnologías, el correo electrónico -
con todas las ventajas que esa tecnología ha traído - es hoy en día un medio de
comunicación que está suplantando poco a poco, pero no definitivamente, al
convencional.
Pero
la tecnología, ¿es siempre aplicable, es siempre necesaria, es siempre deseada?
Entonces; que es la teconologia?
La tecnología surge, pues, de la aplicación de los conocimientos
científicos a los procedimientos y sistemas técnicos y lo hace en relación con
los procesos industriales, tal como se esquematiza en la figura siguiente:
La relación tecnología-procesos industriales parece clara y era la
más conocida y aceptada. Sin embargo, el propio concepto de industria de
fábrica, ligado al “hardware”, a lo material, ha cambiado bastante. Aunque
siguen y seguirán existiendo industrias y fábricas con una actividad y una
importancia económica grande, cada vez cobran más importancia las “industrias”
de lo inmaterial, industrias del “software” entendida esta palabra en sentido
amplio.
Hoy se habla con
propiedad de Tecnología del Software y la actividad científica y empresarial en
este sector en importantísima y creciente y su influencia sobre prácticamente
todos los ámbitos de la actividad humana es enorme. Y se habla – hablaremos más
adelante- de Tecnologías de la Información y de la Comunicaciones.
Sistema de Información y
Tecnología de la Información Parte II
¿Para qué sirven las
tecnologías de información?
¿Cuál es el papel de la Tecnología en general, y de la TI
en particular? ¿Es la tecnología siempre aplicable, necesaria y/o deseada?
En la Parte I se ha reconocido las diferencias entre Sistema de Información
(SI) de una empresa y Tecnología de la Información (TI) inherente a éste; y se
ha establecido que el punto de contacto entre ambos conceptos estaba dado por
las soluciones que la TI brindará, en mayor o menor grado, en la implementación
del SI.
Ahora se profundizará sobre el papel de la Tecnología en general, y de la
TI en particular, buscando establecer las respuestas a las preguntas planteadas
con anterioridad: ¿es la tecnología siempre aplicable, necesaria y/o deseada?
TECNOLOGÍA
APLICABLE
La TI, como muchas otras tecnologías, han cambiado paulatinamente su papel
en las organizaciones:
-
En los comienzos
del desarrollo de la TI, ésta se utilizaba para realizar tareas rutinarias y
repetitivas -por ejemplo: impresiones de listas sábanas fuera de horario de
atención-, era muy costosa en tiempo y dinero y era considerada como un costo
extra en las actividades que la utilizaban.
-
A medida que
transcurrió el tiempo, la tecnología se hizo más permisiva económicamente y
empezó a realizar tareas más completas y complejas: libros contables,
facturación, etc.
-
Luego de esto, la
TI empieza a integrar todas las actividades de la empresa, tratando de
convertirse en una herramienta de soporte para la toma de decisiones y para el
logro de objetivos estratégicos. Su costo de obtención sigue disminuyendo y ya
no se la considera como un costo inherente a las actividades, sino como una
inversión.
-
Hoy en día, las
posibilidades que la TI nos da, es la de ser en sí misma la ventaja competitiva
del negocio, los costos de obtención han disminuido exponencialmente, y es
considerada para la empresa, junto con el SI, como un activo más.
Por lo tanto, la TI juega también un papel importante, no sólo como
herramienta de implementación de partes del SI, sino por las oportunidades que
por sí misma abre a las empresas.
Muchas empresas se hallan en una fase de descoordinación, con utilizaciones
crecientes de TI/SI, pero sin un proceso claro de planificación de la misma.
Para empresas en esta situación, son claros los síntomas de quejas por parte de
los usuarios por la falta de criterio en la fijación de prioridades y la
desconexión entre las actividades de sistemas y las demás actividades de la
empresa. En estos casos, se debe lograr que la empresa en su conjunto aprenda
acerca de las oportunidades en la utilización de la TI/SI. El aprendizaje es
quizás mucho más importante que el propio resultado del proceso.
Para aquellas empresas que han logrado derribar la pared que
tradicionalmente aísla las actividades de sistemas del resto de la empresa,
nacen nuevas perspectivas. Las necesidades del negocio encuentran una mejor
recepción por parte de los profesionales de sistemas. Estos empiezan a conocer
el negocio y sugieren oportunidades basadas en TI/SI, los que juegan entonces,
un papel no sólo de soporte, sino de un instrumento más del propio negocio,
incluso como una oportunidad de negocio en sí misma.
En conclusión, la tecnología es siempre aplicable, independientemente del
sector o la actividad que desarrolla la empresa, y de la configuración
tecnológica actual de la misma, y esto es debido a que, por lo general, la
misma se encuentra disponible para su uso. Quedara entonces por ver qué
tecnología será la necesaria.
TECNOLOGÍA
NECESARIA
Según Michael Porter, de todas las cosas que pueden cambiar las reglas de
competencia, el cambio tecnológico está entre las más prominentes.
Pero el uso de la tecnología no es importante por sí mismo, es importante
si trae consigo el logro de una ventaja competitiva. La importancia de la
tecnología para la competencia no está en función de su mérito científico o su
prominencia en el producto físico. La tecnología es importante para la
competencia si afecta de manera significativa la ventaja competitiva de la
empresa.
Por tanto, la tecnología es más o menos necesaria siempre en función de los
objetivos estratégicos que persiga el negocio.
Así, al escoger entre las tecnologías sobre las cuales invertir, una
empresa debe basar sus decisiones en un profundo conocimiento de cada
tecnología importante en sus actividades y no en simple indicadores como la
oferta del mercado actual. Algunas veces todo lo que se necesita para producir
un progreso tecnológico es esfuerzo e inversión. En otros casos, los avances en
las subtecnologías pueden permitir mejoras en las tecnologías utilizadas
actualmente. Sin embargo, a menudo los esfuerzos en mejorar una tecnología muy
antigua pueden ser inútiles. En estos casos, el mejor curso de acción es tratar
de saltarla. La decisión de una empresa de descartar su propia tecnología puede
ser difícil, pero esta elección puede ser esencial para mantener la posición
competitiva de la empresa.
Casos en que la tecnología ayuda a mantener la ventaja competitiva del
negocio:
1)
Si baja los
costos del negocio o aumenta su diferenciación y esta cualidad es sostenible y
puede protegerse de las imitaciones
2)
El cambio
tecnológico cambia las directrices del costo o exclusividad a favor de una
empresa. Por ejemplo: un nuevo proceso de ensamble, más sensible que el
anterior, beneficiará a una empresa de gran participación, aún si sus
competidores adoptan esa tecnología
3)
El ser pioneros
en el cambio tecnológico se traduce a ventajas de primer movedor además de las
inherentes en la tecnología misma: Aún si se imita a un innovador, el ser
pioneros lleva a una variedad de ventajas en costo o diferenciación que
permanecen luego de que la guía tecnológica se ha ido.
4)
El cambio
tecnológico mejora la estructura general del sector de negocio de la empresa.
Otro caso en que su uso se hace necesario es aquel en el que la tecnología
empleada en una actividad de valor es utilizada ampliamente dentro del sector
de negocio de la empresa. Por ejemplo, la invención del proceso de
pasteurización de la leche fue seguramente adoptada en primer momento por una
sola empresa lechera, pero ha obligado al resto de las empresas de ese sector a
adoptar esa tecnología para no quedar en una posición desventajosa respecto de
la primera, esto también obliga a que cada empresa que hoy en día entre al
sector deba incluir este proceso. Esto es porque, aún si la tecnología no
proporciona una ventaja competitiva a cualquier empresa, puede afectar la
ganancia potencial de todas las empresas del sector.
En consecuencia, las tecnologías necesarias de ser desarrolladas en la
empresa serán, ni más ni menos, aquellas que contribuirán al máximo al logro de
los objetivos estratégicos del negocio.
TECNOLOGÍA DESEADA
La tecnología implica cambios, no solo los más obvios
-como por ejemplo, usar impresoras para realizar una factura, en lugar de
confeccionarla a mano-, sino también otros, tales como los provocados por la
idiosincrasia que la envuelve -por ejemplo, los vendedores de tiendas virtuales
han tenido que aprender nuevos métodos de inducción a la compra mediante un
canal no utilizado hasta el momento: Internet- y el acelerado ritmo de
evolución de las tecnologías aplicadas.
Y los
cambios, hoy en día, pueden verse desde dos puntos de vistas: amenazas del
medio que prometen efectos negativos u oportunidades de negocio que implican
futuras fortalezas; y dado que actualmente "el cambio es una
constante", deberíamos capitalizarlo de la forma que más nos convenga, a
pesar de que al principio pareciera natural del ser humano la resistencia a él.
La gente
es renuente al cambio, aún cuando pueda muy bien redundar en beneficio propio.
Cicerón formuló esta máxima hace más de dos mil años: "No se le pueden
conferir beneficios a quien no los quiera". Por consiguiente, si un cambio
es algo impuesto a alguien, no se producirá.
Es así que
si se desea utilizar nuevas tecnologías en la implementación del SI, a menudo
no será posible simplemente hacer lo mismo que antes y de la misma manera, sólo
que utilizando una tecnología diferente. Esto no significa que debamos ser
esclavos de la tecnología, pero sí que debemos estar conciente de los cambios
que ésta trae. Tener en cuenta las características de la tecnología a usar
puede llevar entonces, a reconsiderar las maneras de hacer las cosas necesarias
para que el SI funcione bien.
Por tanto,
el uso de las nuevas tecnologías a menudo no es deseado por parte de la gente
que debe sacrificar las "viejas formas de hacer las cosas" para
aceptar los cambios que éste trae consigo. Los individuos han de estar
dispuestos al cambio, interesarse en aprender y querer ser diferentes. Es papel
del líder crear condiciones para que eso ocurra.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVOS (SIA’s)
1.
CONCEPTOS DE ENTRADA, PROCESO,
ALMACENAMIENTO Y SALIDA DE INFORMACIÓN
Aplicando
los conceptos de entrada y salida a las organizaciones, podemos
observar que ellas realizan funciones para lograr sus objetivos. Para efectuar
las funciones se dedican recursos humanos y materiales, organizados en alguna
estructura. Las personas involucradas deben realizar un conjunto de acciones de
todo tipo: elaboración de materias primas, transporte de objetos, elaboración de
informes, toma de decisiones, contratación de personas, etc.
Un
grupo de acciones realizadas bajo la responsabilidad de una unidad
administrativa, tales que cumplen objetivos comunes y se ejecutan,
generalmente, en conjunto se llama proceso.
Se debe
observar que hay procesos que se componen de procesos. Por ejemplo, la Gerencia
de Producción tiene la función de fabricar los productos que vende la empresa.
Por lo tanto, todas las acciones que realiza constituyen el proceso de
producción. Sin embargo, este proceso contiene otros procesos de adquisición de
materias primas, su tratamiento y otros muchos. Podría continuarse la
descomposición hasta el nivel que se
desee. El grado de detalle que se utilice en una aplicación cualquiera de este
concepto dependerá totalmente del objetivo que se persiga.
Los PROCESOS
tienen entradas y salidas. Estas pueden ser del siguiente tipo:
·
Material
Objetos
que se procesarán, almacenarán o transportarán.
Ejemplo:
Proceso de almacenaje de repuestos en bodega.
·
Humano
Personas
que serán objeto de acciones en el proceso.
Ejemplo:
Proceso de capacitación en Análisis de Sistemas.
·
Financiero
Dinero
recibido, guardado o pagado.
Ejemplo:
Proceso de pago de remuneraciones en efectivo.
·
Información
Mensajes que
condicionan la acción actual o futura de este u otros procesos.
Ejemplo: Prácticamente no existen procesos que no tengan o
entradas o salidas de tipo de información.
2.
DEFINICIONES
Un SIA es un conjunto de recursos humanos y
materiales, que regidos por PROCEDIMIENTOS, ejecutan un conjunto de procesos
interrelacionados para lograr un objetivo común
Un SIA es un sistema integrado que combina
personas y máquinas para entregarle a una organización la
información requerida para apoyar las operaciones, la administración y la toma
de decisiones. El sistema usa las
máquinas y equipos computacionales (hardware), programas e instrucciones
computacionales (software), procedimientos manuales, bases de datos, modelos de
análisis, planificación, control y toma de decisiones.
3.
OBJETIVOS Y METAS DE LOS SIA´s
Captar,
procesar, almacenar y proveer
información útil, necesaria, en forma
precisa y oportuna para la realización y control de las metas de la
organización.
4.
ELEMENTOS DE UN SIA
Un
SIA se compone fundamentalmente de procesos que manejan información en alguna
forma. Este concepto abstracto de procesos se materializa en una organización,
en un conjunto de elementos concretos, necesarios para la ejecución de
procesos.
Los principales elementos son:
RECURSOS HUMANOS:
·
Jefes de proyectos
·
Analistas
·
Operadores
·
Programadores
·
etc.
RECURSOS MATERIALES:
·
Formularios
·
Archivadores, Kárdex
·
Máquinas de escribir
·
Equipos computacionales
·
Productos de Software
·
Fotocopiadoras
·
Calculadoras
PROCEDIMIENTOS: Es un conjunto de instrucciones
escritas o verbales, formales o no, que regulan las formas de administrar la
INFORMACIÓN y las COMUNICACIONES.
Los procesos de información se pueden
clasificar según los medios que utilizan:
·
Manuales:
No utilizan medios mecánicos o electrónicos que no sean máquinas de escribir o
calculadoras simples.
Ejemplos:
- La
emisión de boletas en el comercio.
- La
correspondencia normal de una oficina.
·
Semimanuales:
Utilizan en forma parcial aparatos automáticos.
Ejemplos:
- Atención
de cuentas corrientes en un banco con terminales cajeros.
- Diseño
con ayuda del computador.
·
Automáticos:
Utilizan en forma intensiva medios automáticos.
Ejemplo:
- Procesamiento
de información mediante un programa ejecutado en forma batch.
1. CARACTERÍSTICAS DE UN SIA
Cuando
el analista se enfrenta al diseño de un sistema, debe tomar decisiones
referentes a sí éste será muy eficiente, o muy modular o muy flexible, etc. El
hecho de tener que decidir al respecto se debe a que no se puede, por ejemplo,
maximizar la eficiencia de un sistema sin perjudicar seriamente su grado de
flexibilidad.
Así
como la eficiencia y la flexibilidad, existen otras características o
cualidades de un sistema, que se utilizan para medir su calidad, o para
comparar diferentes alternativas de diseño.
Enfatizar
una u otra de estas cualidades en el diseño de un sistema cualquiera implica
siempre un precio que se traduce en mayor costo
de desarrollo o reducir la importancia de otra cualidad.
Las
principales características que determinan la calidad de un sistema son:
·
EFICACIA
Es el grado en que el SIA cumple su
especificación inicial (procesos, salidas, etc.). Esto
se refiere tanto a las salidas del sistema, como su
comportamiento en cuanto a velocidad de
proceso, por ejemplo.
·
EFICIENCIA
Es
la medida en que el SIA realiza lo especificado, con un mínimo de costos
y/o recursos. Muchas veces se confunde eficiencia con
eficacia.
·
CONFIABILIDAD
Proporción del tiempo en que el SIA
está disponible y opera eficazmente. En sistemas muy simples, casi no hay diferencia entre eficacia y confiabilidad. En los menos
simples la diferencia entre ambos conceptos se acentúa.
Es
obvio que si un sistema no es eficaz, no puede ser confiable. Sin embargo,
sistemas que si son eficaces, pueden ser no confiables. Por ejemplo un sistema
que es eficaz mientras el input que recibe corresponde a su especificación. Sin
embargo, al recibir un input no válido, aborta destruyendo una Base de Datos.
·
OPORTUNIDAD DE INFORMACIÓN DE
SALIDA
Beneficio
del SIA por el momento en que entrega la información (tiempo de respuesta).
·
RELEVANCIA DE LA INFORMACIÓN
Si
la información que se entrega es UTIL, si está en EXCESO o DEFECTO, si es
realmente NECESARIA.
·
PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE
SALIDA
Presentación en formatos y medios adecuados. Clasificaciones de la información y distribución de los datos
en el informe de salida.
·
IMPACTO SOBRE LA SITUACIÓN ACTUAL
Dos
alternativas de solución para un mismo problema pueden diferir sustancialmente
en cuanto a los cambios que exigen de la
situación actual de la organización. Dichos cambios pueden ser, por
ejemplo:
- Reducción/aumento de personal
- Reestructuración organizativa
- Readecuación de oficinas e
instalaciones
- Cambios de procedimientos
- Cambio de formularios
- Más/menos trabajo para los funcionarios
- Modificación sistemas de archivo
- Desplazamientos en la organización
informal
- Oposición a intereses de grupos
dentro de la organización
- etc.
·
FLEXIBILIDAD PARA EVOLUCIONAR
Capacidad
del SIA para adaptarse a los cambios de la organización. Está relacionado con
el COSTO y VIDA UTIL DEL SIA. El costo de desarrollo de los sistemas es muy
alto. La organización a la que sirven sufre continuos cambios.
Para
obtener sistemas flexibles es fundamental considerar dicho objetivo en forma
explicita desde los primeros momentos de diseño.
·
SIMPLICIDAD DE OPERACIÓN
El
SIA debería ser operado, utilizado o administrado por cualquier persona con
poca capacitación o conocimientos técnicos. De lo contrario, se corre el riesgo
de depender de personas claves y de reducir la confiabilidad.
·
BENEFICIO ECONÓMICO
Característica importante en la elección de alternativas de
SIA y en la decisión de implementar y/o desarrollar un SIA.
1. DESARROLLO DE UN SIA
ETAPAS
1. Diagnóstico
o Investigación Preliminar
2. Factibilidad
3. Definición
de Requerimientos
4. Diseño
Lógico
5. Diseño
Físico
6. Construcción
o Programación
7. Prueba,
Puesta en marcha
unidad 2
U
¿Qué
es la información? (1)
üEn el
contexto de la organización
moderna, la información
puede ser definida como los datos que han sido recogidos, procesados,
almacenados y recuperados con el propósito
de tomar decisiones financieras y económicas
o para el soporte de una producción
y distribución
eficientes de bienes y servicios.
ü
üLa
información
tiene que ser considerada como un
recurso básico
en una organización,
junto los humanos, el capital y las materias primas y equipos.
ž—Es importante
y clave para la organización
tanto para su supervivencia como para mejorar su posicionamiento en la
industria.
—Tiene
unos
costos asociados conforme se quiera utilizar.
—Debe obtenerse
a tiempo
para su uso eficaz.
—Debe ser utilizada
eficientemente para un retorno óptimo
sobre su costo.
La información puede ser clasificada en cuatro
clases: Información
estratégica,
Información
para el control de gestión,
Información
financiera o contable e Información operativa o técnica.
a) Información estratégica
permite a la alta dirección definir
los objetivos de la organización, la
cantidad y clase de recursos necesarias para alcanzar los objetivos y las políticas
que gobiernan su uso.
La alta dirección
tiene que tomar decisiones económicas
importantes basadas en las condiciones de los cambiantes
mercados e innovación
tecnológica.
üEste
tipo de información
procede en su mayor parte de fuentes externas a la organización,
en particular de su propio sector industrial y está
relacionada con factores como cuota de mercado, elasticidad de la demanda,
legislación
y entorno político.
ü
ü b) Información
para el control de gestión
ayuda
a los mandos medios especialmente para tomar decisiones en el período
actual,
normalmente un año,
para que sean consistentes con los objetivos estratégicos
organizativos. Incluye comparaciones entre los resultados actuales y objetivos,
presupuestos y medidas de rendimiento.
ü
c) Información técnica
u operacional se
produce por rutina, día
a día
e incluye datos de contabilidad, control de inventario, programación
de la producción,
planificación
de necesidades de materiales, normas y gestión
del personal, control del flujo de caja, logística,
ingeniería,
fabricación,
recepción,
distribución,
ventas y todo el conjunto de operaciones que son necesarias para mantener la
empresa en funcionamiento.
d) Información
contable y financiera es la
información
que se genera con el propósito
de control e información
financieros. Este tipo de información
se recoge de acuerdo con Principios Contables Generalmente Aceptados y son
aplicados por los profesionales contables.
¿Por qué es valiosa la información
para la toma de decisiones?
Una de las tareas
vitales realizadas por los directivos es tomar decisiones.
La
calidad de las decisiones tomadas depende directamente de la calidad de la
información que las soporta.
La toma de decisiones requiere:
· un profundo conocimiento de las
circunstancias que rodean un problema,
· conocimiento de las
alternativas disponibles y
· estrategias
competitivas.
Atributos de la información que la hacen valiosa
para la toma de decisiones
Completa: Si
la información
se pierde u oculta al que toma la decisión, el resultado de la decisión
será
pobre.
Exacta:
Errores en la entrada, conversión
o procesos puede dar como resultado conclusiones invalidas que darán
lugar a decisiones erróneas.
Autorizada: La información
puede ser
semánticamente
correcta, pero representar transacciones invalidas o no autorizadas.
Auditable: La información
debe ser seguible
a través
de los documentos fuente o su ejecución seguida mediante sistemas de
control monitorizados y preverificados.
Económica: El coste de producir la información
debería
no exceder su valor cuando se utiliza.
Adecuada: Información
específica
debe estar disponible solamente para aquellos que la necesitan para asegurar
una gestión
eficiente. Demasiada información
irrelevante a disposición
de quién
debe tomar la decisión
puede ocultar el proceso.
—
Puntual: Si la información
pierde su valor cuando a quién
tiene que tomar la decisión
después
de que la necesita.
—
Segura: La información
debe ser protegida de su difusión
a personas no autorizadas, sin ello puede dar lugar a pérdidas
económicas
en la organización.
Debe estar protegida contra destrucciones accidentales o voluntarias
¿Qué
hace que la información sea un recurso crítico para la organización?
Los estudios realizados en diversas universidades (Minnesota, Texas,
etc...) revelan que en los
sectores financieros, fabricación y
distribución,
una caída
total del ordenador de tres o cuatro días
puede dar lugar a la pérdida
del negocio.
—
Igualmente, la pérdida
de confidencialidad en las bases de datos de investigación
o en el plan estratégico,
puede proporcionar a los competidores una ventaja definitiva.
¿Cómo
mejorar la gestión y el control de las T.I.?
Para ello es necesario que las
organizaciones puedan disponer de:
—Una
función de auditoría informática independiente ,
—
—Una
utilización correcta de la informática en la práctica de los distintos tipos de
auditoría,
—
—La
definición de unos objetivos de control de T.I.
Tema
2: Sistemas de Información en la Empresa
2.1
Tipos de Sistemas de Información Básicos
·
Un
sistema solo no proporciona toda la información que una empresa necesita
Tipos de Sistemas de Información: cuatro tipos de SI dan servicios a los diferentes niveles
de una organización:
- Sistemas a nivel operativo
- Sistemas a nivel de conocimiento
- Sistemas a nivel administrativo
- Sistemas de nivel estratégico
·
Sistemas a nivel operativo:
o
SI que supervisan las actividades
elementales y las transacciones de la organización.
o
Apoyan
a los gerentes operativos en el seguimiento de las actividades y transacciones elementales
de la organización (ventas, ingresos, depósitos diarios, etc.)
o
Ej.:
SI para realizar depósitos en un cajero automáticos, sistemas de registros de
horas trabajadas.
·
Sistemas a nivel de conocimiento:
o
SI que apoyan a los trabajadores del conocimiento
y de datos de una organización.
o
El
propósito es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento
en los negocios y ayudar a las organizaciones a controlar el flujo de trabajo
de oficinas.
·
Sistemas a nivel administrativo:
- SI que apoyan las
actividades de supervisión, control, de toma de decisiones y administrativas
de los gerentes de nivel medio.
- Proporciona informes periódicos más que información instantánea de
operaciones.
- Apoyan a la toma de decisiones no rutinarias, decisiones
menos estructuradas.
o Ej: SI de control de ubicación en viviendas de los
empleados.
·
Sistemas de nivel estratégico:
- SI que apoyan a las actividades de
planeación a largo plazo de la dirección general de la empresa.
- Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos
estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el
entorno externo.
·
Los
SI apoyan a las principales funciones empresariales: ventas y marketing,
manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.
·
Ejemplo:
SI para funciones de ventas
o a nivel operativo: SI para registrar cifras de ventas diarias y
procesar pedidos.
o a nivel de conocimiento: SI para el diseño de promociones
para los productos de la empresa.
o a nivel administrativo: SI para el registro de ventas
mensuales por territorios, y reporte de aquellos que se exceden o caen por
debajo del promedio de ventas.
o a nivel estratégico: SI para pronosticar tendencias de ventas durante
un período de cinco años.
·
Tipos principales de SI en las
organizaciones
·
Sistemas de procesamiento de transacciones
(TPS):
o
Sistemas computarizados que efectúan y registran las transacciones
diarias necesarias para dirigir el negocio
o Dan servicio al nivel operativo
¨ Entradas: transacciones, eventos
¨ Procesamiento: clasificación, listados,
fusión,
¨ actualización
¨ Salidas: informes detallados, listas,
resúmenes
|
Tipos de Sistemas TPS
|
|
|
Sistemas de ventas y marketing
|
Sistemas de manufactura y producción
|
Sistemas de finanzas y contabilidad
|
Sistemas de recursos humanos
|
Otros tipos (Ej. de Universidad)
|
|
Funciones
principales del sistema
|
§ Administración de ventas
§ Investigación de mercado
§ Promoción
§ Fijación de precios
§ Productos nuevos
|
§ Programación
§ Compras
§ Embarque y recepción
§ Ingeniería
§ Operaciones
|
§
Presupuestos
§
Mayor general
§
Facturación
§
Contabilidad de costos
|
§ Registros de personal
§ Prestaciones
§ Compensaciones
§ Relaciones laborales
§ Capacitación
|
§ Admisiones
§ Calificaciones
§ Registros de cursos
§ Alumnos
|
|
Principales
sistemas de aplicaciones
|
§ Sistema de información de
pedidos de venta
§ Sistema de investigación de mercados
§ Sistema de comisiones por ventas
|
§ Sistemas de control de
máquinas
§ Sistemas de órdenes de compra
§ Sistemas de control de calidad
|
§ Mayor general
§ Cuentas por cobrar y por
pagar
§ Sistemas de administración de
fondos
|
§ Nómina
§ Expedientes de empleados
§ Sistemas de prestaciones
§ Sistema de trayectoria profesional
|
§ Sistema de registro académico
§ Sistemas de control de planes
de estudio
|
o
Ejemplo TPS de nómina
·
Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS):
o Sistemas de información que
auxilian a los trabajadores del conocimiento en la creación e integración del
conocimiento nuevo en la organización
¨ Entradas: especificaciones de diseño, base
de conocimientos
¨ Procesamiento: modelado, simulaciones
¨ Salidas: modelos, gráficos
¨ Usuarios: profesionales, personal técnico
·
Sistemas de oficina:
o
Sistemas de cómputo, como procesadores de texto, sistema de correo
electrónico y sistemas de programación
o Diseñados para aumentar la
productividad de trabajadores de datos en la oficina
¨ Entradas: documentos, programas
¨ Procesamiento: administración de
documentos, programación, comunicación
¨ Salidas: documentos, programas, correo
¨ Usuarios: oficinistas
·
Sistemas de información gerencial (MIS):
o
Sistema de información que permite realizar funciones de
planeación, control y toma de decisiones proporcionado informes resumidos y
excepcionales de rutina.
o Dan servicio al nivel
administrativo
¨ Entradas: datos resumidos de transacciones,
modelos simples
¨ Procesamiento: informes de rutina, modelos
simples, análisis de bajo nivel
¨ Salidas: informes resumidos y excepciones
¨ Usuarios: gerentes de nivel medio
o
Ejemplo de Sistema de información gerencial:
·
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS):
o
Sistema de información que combina datos y modelos analíticos
sofisticados o herramientas de análisis de datos para apoyar la toma de
decisiones semiestructurada y no estructurada.
o Dan servicio al nivel
administrativo
¨ Entradas: datos de bajo volumen, bases de
datos optimizadas para el análisis de datos, modelos analíticos, herramientas
de análisis de datos
¨ Procesamiento: interactivo, simulaciones,
análisis
¨ Salidas: informes especiales, análisis de
decisiones, respuesta a consultas
¨ Usuarios: profesionales, gerente de
personal
o
Ejemplo de Sistema de apoyo a la toma de decisiones:
·
Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS):
o
Sistema de información diseñado para abordar la toma de decisiones
no estructurada mediante gráficos y comunicaciones avanzadas.
o Dan servicio al nivel estratégico
¨ Entradas: datos acumulados externos e internos
¨ Procesamiento: gráficas, simulaciones, interactivo
¨ Salidas: proyecciones, respuestas a
consultas
¨ Usuarios: directores
o
Ejemplo de sistemas de apoyo a ejecutivos:
·
Relación de la interacción entre los
sistemas
Tipos de Sistemas de
Información: desde una perspectiva funcional
o
Sistemas de ventas y marketing
o
Sistemas de manufactura y producción
o
Sistemas de finanzas y contabilidad
o Sistemas de recursos humanos
·
Sistemas de ventas y marketing:
o
SI que ayudan a la empresa a
identificar los clientes para los productos o servicios de la empresa,
desarrollar productos y servicios para satisfacer las necesidades de los
clientes, promover y vender estos productos y servicios, y dar apoyo continuo a
los clientes.
o
Ejemplos:
¨ Procesamiento de pedidos
¨ Análisis de mercado
¨ Análisis y fijación de precios
¨ Pronósticos de tendencias de ventas
·
Sistemas de manufactura y producción:
o
SI que tratan de la planeación,
desarrollo y elaboración de productos y servicios, y del control y flujos de la
producción.
o
Ejemplos:
¨ Ubicación de instalaciones
¨ Control de máquinas
¨ Planeación de la producción
¨ Herramientas de diseño asistidas por computadoras
·
Sistemas de finanzas y contabilidad:
o
SI que dan seguimiento a los
activos financieros de la empresa y flujo de fondos.
o
Ejemplos:
¨ Análisis de cartera
¨ Elaboración de presupuestos
¨ Planeación de utilidades
¨ Cuentas por cobrar
·
Sistemas de recursos humanos:
o
SI que llevan registros de los
empleados; dan seguimiento a las habilidades, desempeño del trabajo y
capacitación del empleado, y apoyan a la planeación de la remuneración y desarrollo
de los empleados.
o
Ejemplos:
¨ Planeación de recursos humanos
¨ Entrenamiento y desarrollo
¨ Trayectoria profesional
¨ Análisis de remuneraciones
2.2.
Clasificación de los Sistemas de Información
·
Los
SI se pueden clasificar de diversas formas, además de las vistas.
o
Por el grado de formalidad: formales e informales
o
Por el nivel de automatización conseguido: manuales y sistemas basados
en TI
o
Por su relación con la toma de decisiones: SI para decisiones
estratégicas, administrativas u operativas
o
Por el origen y grado de personalización: sistemas específicos para una
organización y sistemas de carácter general.
o
Por el valor que representan para la organización: beneficios internos y
beneficios externos
2.3. Evolución
de los Sistemas de Información
·
Los
Sistemas de Información tienen una evolución en las organizaciones:
o
se implantan en forma inicial Sistemas de Procesamiento de
Transacciones;
o
posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las
Decisiones;
o
por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos.
·
La
función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas
etapas de crecimiento.
·
Etapas
de crecimiento (Modelo de crecimiento de R. Nolan):
1. Etapa de iniciación:
¨ Adquisición de los primeros ordenadores.
¨ Automatización de procesos operativos de
bajo nivel para reducir costos.
¨ Poca implicación de los usuarios
2. Etapa de contagio o expansión:
¨ Diseminación y contagio a los demás
usuarios.
¨ Proliferación de las aplicaciones.
¨ Automatización de procesos operativos completos.
¨ Crisis en el uso de ordenadores.
1. Etapa de control:
¨ Profesionalización de los participantes, frustración
de algunos usuarios.
¨ Necesidad de controlar el uso de los
recursos informáticos.
¨ El departamento de SI de la empresa suele ubicarse
en una posición gerencial.
2. Etapa de integración:
¨ Aplicaciones en línea, integración con las
Base de Datos
¨ Aparecen deficiencias en el crecimiento.
¨ Mayor control administrativo.
¨ El usuario empieza a responsabilizarse (funciones
de dirección, y coordinación).
3. Etapa de administración de datos:
¨ Aparecen modelos de datos y necesidades de información
en la organización.
¨ Catálogo de aplicaciones integrados en la organización
¨ Uso de SI y TI más que procesamiento.
4. Etapa de madurez:
¨ Se asume el papel innovador de las TI.
¨ Aplicaciones oportunas y competitivas.
¨ Los responsables de SI toman el mismo lugar
de importancia que responsables de ventas o RRHH.
2.2. Funciones
Básicas del Tratamiento de la Información
o
Entradas de datos (recolección de datos)
o
Almacenamiento de datos
o
Cálculo o computación
o
Presentación de la información
o
Transmisión de la comunicación
·
Entradas de datos (recolección de datos)
o
Técnicas de entrada de datos: teclado, lectores ópticos
o
Coste de la entrada de datos
o
Control de errores (Validación)
o
Entrada de datos integrada
·
Almacenamiento de la Información:
o
Papel de la base de datos de la organización
o
En la base de datos se almacenan diversidad de tipos diferentes de
datos
o
Estructura de la base de datos
o
Imperfecciones de la base de datos
·
Cálculo o computación:
o
Cálculos matemáticos y manipulaciones de datos (ordenar, agregar o
insertar, eliminar, localizar o buscar, etc.).
·
Presentación de la Información
o
Valor de la información, no toda la información producida es
sometida a exposición.
·
Transmisión de la Información (comunicaciones)
o
Comunicación interna y externa.
2.2. Sistemas
Integrados de Información
·
La
forma más común de integración entre sistemas de información es a través de
flujos de información (datos):
o
Es fundamental cuando los datos son necesarios para otro sistema
al que le sería imposible generarlos, o cuando esto sería más costoso, lento o
menos exacto que usar los archivos originales.
·
Integración es el entrelazamiento de sistemas,
de tal modo que los datos de un sistema puedan pasarse en forma rutinaria
·
La
integración en SI puede alcanzarse de manera manual o informatizada (o
computarizada)
·
La
integración de sistemas requiere la identificación de interacciones
potencialmente útiles
o Es importante que toda la organización tenga
conocimiento del SI.
·
La
integración de sistemas de información puede ser:
o Jerárquica:
¨ Ej. desde el nivel operativo se suministran
datos a los de nivel administrativo.
¨ Son las más probables de ser identificadas
(los administradores saben qué información debe resumirse)
o Horizontal:
¨ Ej. datos que se procesan entre los
sistemas de información de varios departamentos.
·
La
integración puede llevarse a cabo por diversos mecanismos.
o
Procedimientos estándar
o
A través de los administradores (capaces de conjugar la
información de varios sistemas y resumirla con diversos propósitos
administrativos)
·
Beneficios
de la integración de SI:
o
Mejores flujos de información en la empresa.
o
Obligan al administrador a compartir la información que sus
departamentos.
o
Mayor aprovechamiento de la información para ayudar a toda la
organización a alcanzar sus metas.
·
Es necesario una evaluación cuidadosa de los costos y los beneficios de la integración, para
alcanzar un nivel óptimo en la integración.
¿Qué son las bases de datos?
Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y características de las bases de datos.
El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.
Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.
Definición de base de datos
Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.
Intro:
nProcesar
la información ha sido y será una de las tareas básicas de cualquier
civilización
nDebido
al crecimiento económico y demográfico se procesan grandes cantidades de datos.
nLos
datos interrelacionados en conjunto forman un sistema.
nPara
la toma de decisiones:
...El objetivo Básico del
Procesamiento de Datos nEs
proporcionar la información correcta
en el momento oportuno
a la persona
indicada, en
el lugar
apropiado y al
menor
costo.
...Las empresas requieren
Información sobre las funciones:
npersonal,
nnóminas,
ninventarios,
npedidos,
ncuentas
por cobrar,
nHistorias
clínicas
nInformes de ventas,
npruebas de laboratorio,
nmatrículas,
ntransacciones financieras,
Entidades: nEs un
objeto que existe y es distinguible de otros objetos
nPuede
ser concreto como una persona o un libro o un aula o
nPuede
ser abstracta como un concepto, un número de cuenta, un día festivo
nEs
una persona, lugar, cosa, evento, o concepto acerca del cual se registra
información.
nEn un
banco:
Clientes, cuentas bancarias, préstamos
hipotecarios
nEn un
almacén:
proveedores, partes, envíos, etc.
nEn
una universidad:
alumnos, profesores, aulas, cursos, etc.
nEn un
hospital:
pacientes, médicos, enfermeras, historias
clínicas, análisis laboratorios
nEn
la industria:
ventas, productos, insumos, pedidos, costos,
clientes, proveedores, vendedores, equipo, costos, diseño del producto, etc.
nEdificios,
vehículos, equipos, herramientas, unidades organizacionales, planes de
negocios, muebles, préstamos, órdenes de compra, cuantas bancarias, almacén
Conjunto de entidades: nEs el
conjunto de entidades del mismo tipo.
En un
banco:
nConjunto
de entidades Cliente es
el conjunto de todas las personas que tienen una cuenta en un banco.
nConjunto
de entidades Cuenta es
el conjunto de todas las cuentas en un banco determinado.
Atributos o elementos de datos:
nUna
entidad está representada por un conjunto de atributos que lo caracterizan. Así
para las entidades:
n
nCliente
sería: nombre, RUT, Dirección, teléfono.
nCuenta
sería: saldo, tipoCta, NroCta.
nCasa
sería: tamaño, color, alrededores, antigüedad.
nProveedor
sería: nombre, número, dirección, tipo, fono.
nProducto:
Nombre, color, peso
nProyecto:
Número, presupuesto.
nPartes:
NumParte, Numproveedor, descripción, precio.
nCliente:
NumCli, nombre, dirección, teléfono.
nOrden:
NumOrden, FechaOrden, NumCli, TotalOrden
Valor de los datos:
nEs la
información contenida en cada campo de datos.
Ejm para nombre sería: Juan Fernández, Mabel
García, etc.
nLos
valores que toman los campos datos pueden ser : cualitativos,
cuantitativos,
o descriptivos,
dependiendo de la manera como los campos de datos describen a la entidad.
ENTIDAD
n
n
CLIENTE
CUENTA
PROVEEDOR
ATRIBUTOS
Campos
de Datos
RUT
Nombre
Dirección
TipoCta
NroCta
SaldoCta
Nombre
NroPro
Dirección
VALORES(Datos)
33333-3
Juan
Fernández
Jr.
Ancash 478
Cta.
Corriente
124536
995.000
Watts
P001
Dieciocho
123
Elementos claves de datos:
nCampo
o campos de datos que permite determinar los valores de los otros campos de
datos de la misma entidad. Se llama también llave primaria
nEjm
conocido NroCta 124536,
determinamos
que es una
Cta.
Corriente,
cuyo
saldo es
995.000
nEjm:
conocido RUT 33333333-3,
podemos
determinar que se trata de Juan
Fernández,
que
vive en
Macul
1242
y
tiene teléfono 5410278
Relacion:
nEs una asociación entre varias entidades.
Ejm: una relación que asocia al cliente Fernández con la cuenta CC01240
nEl conjunto de relaciones CtaCli denota la asociación entre los clientes y las cuentas bancarias que tienen
Bases:
nEs una colección de datos relacionados acerca de una empresa, con múltiples usos. Estos son resultados de tener múltiples usuarios.
q Ejm en un banco la información acerca de clientes pueden tener varios usuarios, como cuentas de cheques, cuentas de ahorros, prestamos a plazos, prestamos hipotecarios.
Base de Datos:
nEs un conjunto unificado de información que es compartida por el personal autorizado de la empresa.
nEs un sistema de mantenimiento de registros.
Función:
nAlmacenar toda información necesaria para la empresa en forma centralizada eliminando la información redundante.
Objetivo
nProporcionar entorno para recuperar información de y almacenar nueva información en la BD.
CARACTERÍSTICAS DE LA BD
nConjunto o colección de datos.
nDatos interrelacionados o estructurados.
nRedundancia controlada.
nIndependencia de datos y de procesos.
nSoporte a múltiples usuarios y múltiples aplicaciones.
nLa actualización y recuperación de datos debe asegurar integridad, seguridad y confidencialidad de los datos.
nControl centralizado sobre los datos: reduce redundancias, evita inconsistencias, facilita el control de estándares, mayor seguridad.
nPuede decirse que una BD es:
qIntegrada pues es una unificación de varios archivos de datos independientes donde se reduce la redundancia
qCompartida Partes de la BD puede compartirse entre varios usuarios, es decir cada usuario puede tener acceso a la misma parte de la BD y utilizarla con propósitos diferentes
Integrada:
Si para la administración de Inscripción se requiere conocer el departamento de cada estudiante inscrito. No es necesario incluir esta información redundante en los registros de inscripción por que se puede obtener recurriendo al registro Empleado
Compartida:
nLa información sobre departamentos es compartida por varios usuarios distintos, en este caso por el Departamento de Personal y por el Departamento de Capacitación.
nEsto implica también el acceso concurrente. Ejm: acceso de dos clientes a una cuenta corriente de manera simultánea, una para depositar y otra para retirar dinero. Si solo una se actualiza ocasiona datos inconsistentes y se dice que la BD es inconsistente
Abstraccion de los datos:
nNivel Físico .-
Se describen en detalle las estructuras de datos complejas de nivel bajo
nNivel Conceptual .-
describe que datos son realmente almacenados en la BD y las relaciones que
existen entre los datos.
nNivel de Visión .-
Describe solo parte de la BD. El sistema puede proporcionar muchas visiones de
la BD.
nNivel
Físico el
registro de cliente, cuenta o empleado es un bloque de posiciones de memoria
consecutivas (palabras o bytes).
nNivel
conceptual
.-Cada registro se describe por una definición de tipo como la ilustrada.
nNivel
Visión.-
Ejm los cajeros del banco solo ven parte de la base de datos que tiene
información sobre las cuentas de los clientes.
El
objetivo de un sistema de Base de Datos es simplificar y facilitar el acceso a
los datos. Las vistas de alto nivel ayudan a lograrlo (no se debe cargar al
usuario con los detalles físicos de implementación del sistema)
Un
sistema de BD incluye:
Datos.
Los
datos almacenados en el sistema se dividen en una o más BD. Por didáctica se
considera 1 BD que contiene todos los datos del sistema.
Hardware. Se compone de almacenamiento secundario:
cintas, tambor, discos, etc. donde reside la BD
Software Sistema de Administración de la BD o DBMS.
Éste maneja todas las solicitudes de acceso a la BD formuladas a los usuarios.
Usuarios
Software:
Lenguaje de Definición de Datos DDL
nLenguaje
especial que permite mediante un conjunto de definiciones especificar un
esquema de base de datos.
nLa
compilación de sentencias DDL es un conjunto de tablas que se almacenan en un
archivo llamado diccionario DD
nDD Es
un archivo que contiene datos sobre los datos. Este se consulta antes de leer o
modificar los datos reales en el SBD.
Software:
Lenguaje de Manipulación de Datos ( DML )
nManipulación
de datos :
qRecuperación
de información almacenada en BD
qInserción
de nueva información
qSupresión
de información de la BD
qModificación
de los datos almacenados en BD
nUn
DML es un lenguaje que permite a los usuarios manipular los datos
nLenguaje
de consulta, es un trozo de DML que permite la recuperación de información
Software:
Programa de Aplicación
nSon
programas escritos en un lenguaje principal (cobol, pl/1, pascal, c, etc.) que
incorporan llamadas en DML
nEjm
en un sistema bancario tenemos programas de aplicación para:
qgenerar
cheques de nómina
qCargos
a las cuentas
qAbonos
a las cuentas
qTransferir
fondos entre cuentas
qObtener
el saldo de una cuenta
qPara
obtener estados mensuales
Usuarios
Hay 3
clases de usuarios:
nProgramador
de Aplicaciones.- Encargado de escribir programas de
aplicación que utilicen BD.
nUsuario
Final.- Que accesa a la BD desde un terminal.
Persona que toma decisiones y utiliza información de la BD. También
proporcionan datos que se almacenan en la BD.
U.
Sofisticado.- Emplea un Lenguaje de Consulta de BD,
proporcionado por el sistema.
U.
Especializado.-
Escriben aplicaciones de BD especializadas que no encajan en el marco
tradicional de procesamiento de datos.
U.
Ingenuos .-
Usan los programas de aplicación. Ejm : programa de transferencia para
transferir 100 dólares de la cuenta A a la cuenta B
Los usuarios pueden realizar todas las
funciones de: recuperación, creación, supresión y modificación.
nAdministrador
de la BD.- DBA
Sistema de Administración de la
BD (Data Base Management System) DBMS
nSistema
que integra los archivos en una BD y proporciona diferentes orientaciones a
usuarios diferentes.
nProporciona
el interfaz entre los datos de bajo nivel almacenados en la BD y los programas
de aplicación y consultas hechos al sistema
nObjetivos:
qAtender
las diferentes
funciones
de la empresa
qMinimizar
la redundancia en
los datos
qSuministrar
información consistente al
sistema toma de decisiones
qDesarrollar
mantener y mejorar los programas de aplicación de manera rápida y económica
qFacilitar
la reorganización física de los datos almacenados
qPosibilitar
el control centralizado de la BD evitando anomalías del acceso concurrente. (actualización simultánea de la BD)
qEstablecer
procedimientos mas sencillos para las operaciones de computación
qCopia
de seguridad y recuperación detectando las fallas ( rotura disco, energía,
errores de software) restaurando la BD al estado anterior a la falla
qImplantación
de seguridad permitiendo que solo los usuarios autorizados accesen a toda la BD
o parte de ella.
qImplantación
de la Integridad permitiendo la actualización solo de datos que satisfagan
ciertas restricciones de consistencia.
Administrador
de la BD (DBA)
nPersona
encargada de la administración de la BD.
Funciones:
nDefine
el esquema original de la BD.
nDefine
la estructura de almacenamiento y el método de acceso.
nModifica
el esquema y la organización física de almacenamiento.
nConcede
autorización para
el acceso a los datos regulando la parte de la BD que van a ser accedidas por
varios usuarios.
nEspecifica
las restricciones de integridad, que
el DBMS consulta cada vez que tiene lugar una actualización en el sistema.
Diccionario
de Datos
nEs el
deposito central de información acerca de:
qLas
entidades y sus campos de datos,
qLas
relaciones entre entidades,
qLos
dominios de los atributos,
qRestricciones
de integridad de cada relación (clave),
qSignificados,
usos y formatos de representación,
qLas
BD y las referencias cruzadas entre los atributos y las bases,
qQue
programas se usan con las BD,
qCódigos
de autorización y seguridad
qEs un
recurso que proporciona información uniforme y centralizada sobre los datos.
Beneficios
de usar un DD
Un DD
debe ayudar al usuario de una BD a:
ncomunicarse
con otros usuarios.
nControlar
los campos de datos (introducir nuevos campos o cambiar las descripciones de
los campos). de manera simple y efectiva
nReducir
la redundancia e inconsistencia de los datos.
nDeterminar
el impacto de los cambios en los campos de datos sobre la
base de datos total.
nCentralizar
el control de los campos de datos como una ayuda en el diseño
y en la expansión
del diseño de la BD.
Independencia
de los Datos
Es la
capacidad de modificar una definición de un esquema en un nivel sin
afectar la
definición de un esquema en el nivel superior.
nIndependencia
Física de Datos.-
Capacidad de modificar el esquema
físico sin que se vuelvan a escribir los
Programas de Aplicación.
nIndependencia
Lógica de Datos.-Capacidad
de modificar el esquema
conceptual sin que se vuelvan a escribir los PA. Son
necesarias cuando se
altera la estructura lógica de los datos.
Ventajas
de la Independencia de los Datos
nLas
modificaciones de las estructuras de almacenamiento físico no
involucran
modificaciones en los PA.
nLas
nuevas tecnologías en las memorias auxiliares no afectan los PA.
nVistas:
cualquier relación que no es parte del modelo conceptual pero se
hace visible
al usuario como una “relación virtual”.
nVistas
diferentes pueden ser extraídas de la misma estructura de
almacenamiento,
reduciendo la duplicación de datos.
nLa
ejecución de operaciones ilícitas se prohíben. Ejm: la actualización o
eliminación de datos que no pertenecen a una vista.
nLa
programación de las aplicaciones se facilita debido a que ella es
realizada
sobre vistas determinadas que no dependen de las estructuras de
almacenamiento
físico ni de problemas de acceso.
Diseño y Funcionamiento de la BD
nSe
inicia con los requerimientos conceptuales de los usuarios finales.
Estos deben
satisfacer :
qLas necesidades actuales de información y
los requerimientos de
funcionamiento
qLos requerimientos previstos e
imprevistos de los usuarios finales
qPermitir la expansión y reorganización de
la empresa
qPermitir la fácil modificación en los
medios de hardware y software
cambiantes
qAntes de insertar datos en la base se
debe verificar su validez.
qSolo personas autorizadas deben tener
acceso a la base.
¿Por
qué Base de Datos?
nLa
redundancia puede reducirse.
nLa
inconsistencia puede evitarse. Si la RD se reduce y se controla,
asegurando que
cualquier cambio se realice automáticamente en todas las
entradas posibles.
nLa
data puede ser compartida.
nLos
estándares pueden ser reformados, permitiendo el intercambio de
data o
migración entre sistemas.
nLas
restricciones de seguridad pueden aplicarse. El DBA puede:
qAsegurar
que los accesos a la BD sean por los caminos que se definan.
qAutorizar
el acceso a la data.
nSe
puede mantener la integridad de la data.
nLos
requerimientos en conflicto pueden balancearse.
