T. I,

¿ Qué es un sistema ? (1)

“Es un conjunto de partes coordinadas y en interacción para alcanzar un objetivo”

“Es un conjunto de componentes que interactúan para alcanzar un objetivo común”

Sistema es un conjunto de diversos elementos vinculados entre sí por funciones de interdependencia técnica, funcional, comercial, territorial, temporal, de causalidad, u otras. La principal característica de un sistema es que está compuesto de varias partes y el hecho de encontrarse juntas no es al azar, sino que están conectadas en una determinada estructura. En general los sistemas tienen una estructura y una lógica interna, así como mecanismos de comunicación entre sus elementos constituyentes.

En un sistema no es posible cambiar partes, sin que las relaciones de todas las partes y el carácter general del sistema cambien. Ellos conforman un complejo sistema de efectos existiendo a través del intercambio con el medio ambiente. En ese sentido, un montón de arena no es un sistema. Se pueden cambiar partes, se puede aumentar o disminuir un puñado de arena y sigue siendo un montón de arena. 

Tipos de sistemas:

Naturales: gato

Artificiales: auto

Dinamicos: pajaro con muchos colores

Estaticos: silla

cerrados:  aweonao con pregunta en la cabeza

abiertos: nose

Sistema Abierto

  Es aquel que interactúa con su medio ambiente, importando energía, transformando de alguna manera esa energía y finalmente exportando la energía convertida.

Sistema Cerrado

  No presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

  Los atributos

 Son las propiedades de los objetos.

  Ejemplo:

  Estrellas: temperatura, distancia de otras estrellas, velocidad relativa, etc.

Subsistema

Cada parte que compone un Sistema puede ser considerada como un subsistema, es decir, un conjunto de partes (u objetos) e interrelaciones que se encuentra dentro de un sistema mayor.

En las organizaciones, subsistemas pueden ser: Finanzas, Personal, Adquisiciones, etc.

Supersistema

Este es un Sistema mayor que encierra a otros sistemas.

  Ejemplo:

  Supersistema: ciudad o región donde se desarrolla la actividad de una empresa.

  Sistema: la empresa.

  Subsistema: diferentes áreas funcionales de la empresa. 

Niveles de organización

  Se refiere a que en la medida que se avanza de un subsistema a sistema y de un sistema a un supersistema se va avanzando de estados de organización relativamente simples a grados más avanzados y complejos.

Características de los Sistemas (1)

Totalidad

Su funcionamiento requiere de la unión de todos los subsistemas que lo componen estén integrados.

Búsqueda de Objetivos

Para la permanencia del sistema éste busca definir un sentido de unidad y propósito.

Equifinalidad

El sistema tiene más de una forma de lograr los objetivos.

Interrelación e Interdependencia

Todos los elementos del sistema interactúan entre sí, y el resultado de cada uno de ellos depende por lo menos de la actividad de otro de sus elementos.

Regulación

Son los esfuerzos del sistema para mantener su equilibrio dinámico

Jerarquía

Todo sistema contiene elementos los cuales a su vez cuentan con sub-elementos y todo el sistema a su vez es parte de un sistema mayor.

Adaptabilidad

Es la capacidad del sistema para adaptarse a su entorno.

Eficiencia

Son los esfuerzos para utilizar los recursos en la mejor forma posible.

Sinergia

Los sistemas o “todo” el son más que la suma de sus partes. Se vuelve más eficiente que si cada parte actuara de manera aislada.

Homeostasis

Tratan de mantener su naturaleza, intentando controlar las amenazas de los factores externos. Estando en constante cambio.

Principio de Recursividad

Indica que lo que es aplicable a un Sistema lo es para el supersistema y el subsistema.

Viabilidad

Es la capacidad de adaptación o sobrevivencia de un sistema en medio del cambio. Los sistemas que pueden ajustar su desempeño pueden mantenerse en el tiempo.

Entropía

Tendencia al caos o desorden de un sistema. Energía ineficaz que no contribuye al logro de los objetivos del sistema.

Neguentropía-negentropia:  acciones para mejorar la organización y las relaciones con el entorno

1.2. Sistemas y TICs

Tecnologías de la información

Es el estudio, diseño, desarrollo, implementación, soporte o dirección de los sistemas de información computarizados, en particular de software de aplicación y hardware de computadoras.

Se ocupa del uso de las computadoras y su software para convertir, almacenar, proteger, procesar, transmitir y recuperar la información.

Hoy en día, el término “tecnología de información” se suele mezclar con muchos aspectos de la computación y la tecnología y el término es más reconocible que antes. Cuando las tecnologías de computación y comunicación se combinan, el resultado es la tecnología de la información o “infotech”. La Tecnología de la Información es un término general que describe cualquier tecnología que ayuda a producir, manipular, almacenar, comunicar, y/o esparcir información.

La tecnología de la información es aquella tecnología que soporta las funciones de un sistema de información. Ésta, dado que está aplicada a los sistemas de información, se denomina también “informática”.

Debemos forzosamente hacer una implicación de estos dos últimos conceptos, y es que la informática no está necesariamente ligada a las computadoras hoy por hoy, la computadora ha pasado a ser una herramienta importante para el tratamiento de la información, pero dentro de no muchos años, puede que sea otra la herramienta utilizada, y la tecnología que lo haga posible, seguirá siendo la informática.

Hoy alguno de los aspectos que se preocupa de abarcar los sistemas de información son:

* Gerencia de datos

* Establecimiento de una red de la computadora

* Diseño de los sistemas de la base de datos

* Diseño del software

* Sistemas de información de gerencia

* Gerencia de sistemas

Es así como la conclusión a la que debemos llegar, es que el sistema de información de una empresa es parte integrante del conjunto de sistemas que conforman la estructura de la organización, y que la tecnología de la información proporcionará soluciones claras a problemas que se presenten en la implementación de dicho sistema de información.

Sistema de Información y Tecnología de la Información Parte I

¿Qué entendemos por Sistema de Información (SI) de una empresa? Punto de vista del negocio.

En este artículo se describe con detalle algunos conceptos que son ampliamente usados, pero que son también a menudo mal entendidos o confundidos. Y se hará porque estos conceptos formarán la base de nuestra estructura de pensamiento para empezar a comprender el rol de los sistemas de información, para más adelante hablar de la tecnología inherente a ellos.

Es importante aclarar que estos conceptos serán tratados siempre desde el punto de vista empresarial, es decir, describiendo su rol activo en la consecución de los objetivos del negocio.

Primero entonces, analicemos qué es un Sistema de Información:

La visión más intuitiva del SI de una empresa se obtiene simplemente observando cómo la información fluye de una parte a otra de la misma, y entre ella y su entorno. Desde que un cliente ingresa al local, hasta que sale de él (con o sin el producto o servicio deseado), se genera un movimiento de información que más o menos está dado por los siguientes eventos y flujos: pedido del cliente; el vendedor genera el pedido y manda una copia a almacén para ser servido (probablemente chequea que el cliente tenga crédito); en almacén se comprueba que exista en stock y, de ser así, lo asigna al pedido; se prepara un recibo y se adjunta al pedido y se remite a facturación; facturación genera la factura de acuerdo a las condiciones de venta, etcétera, y se origina el envío o entrega en el momento.

Toda la información recolectada, elaborada, distribuida y almacenada (datos de los clientes, proveedores, productos vendidos), junto con los procesos que manipulan dicha información (generar un pedido, enviar una copia a almacén, etc.) conforman el SISTEMA DE INFORMACIÓN de la empresa. Pero para cerrar la idea, por supuesto, debemos hablar también del objetivo que persigue dicho SI. Su objetivo es entonces, el de apoyar los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.

El SI es entonces, un sistema más, de la misma categoría que otros más tradicionales, como el sistema de planificación, el de control, etc.

Desde una perspectiva general, las estrategias adoptadas, dan lugar a actividades de planificación, diseño y ejecución de acciones para conseguir objetivos y acciones de control. Pero “diseño y ejecución de acciones para la consecución de objetivos” puede desdoblarse en:

-      acciones comerciales

-      acciones en área de producción

-      acciones financieras

-      acciones sobre sistemas de información, etc.

(Ejemplo hipotético: El objetivo perseguido es el de aumentar las ventas de un producto “X” en un 10% en los próximos 5 meses. Dentro de las acciones comerciales podemos incluir publicidad, promociones u otras. Dentro de las acciones correspondientes a SI puedo establecer que el sistema me arroje semanalmente el porcentaje de crecimiento de ventas de ese producto y establecer así cuan cerca o lejos se está de la consecución de dicho objetivo).

Demos entonces una definición formal:

“Un SI es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurados en función de las necesidades específicas del negocio, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de la organización y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la empresa, de acuerdo con su estrategia.” (1)

Observemos que esta definición se centra en el para qué del SI, y no en el cómo. Y establece que las necesidades de información en tiempo, forma y lugar serán satisfechas por el SI para que los responsables de tomar decisiones, lo hagan con el mayor conocimiento de causa posible y para que las acciones correctivas se lleven a cabo en el momento oportuno.

Es así como, en ocasiones, la propia estrategia de negocio puede contar con un SI como parte activa de la misma, de modo que el SI podría utilizarse como herramienta para conseguir ventajas competitivas.

Ahora, quién responde entonces al ¿cómo del SI? La Tecnología de la Información es la respuesta.

Pero antes veamos qué es tecnología:

Desde un punto de vista restringido, la tecnología se percibe como tecnología física, relacionada con la mecanización de los medios de producción de bienes y servicios, y el reemplazo del esfuerzo humano. Dicha perspectiva resulta evidentemente mecanicista, pues subraya las manifestaciones visibles de la tecnología a través de aparatos y procesos de automatización. Este punto de vista que sólo asocia los artefactos físicos con la tecnología se puede entender en el sentido que se trata de su manifestación más obvia.

Si ampliamos el enfoque, se debe tomar también en cuenta que está implícita la aplicación del conocimiento. Así, tenemos procedimientos, metodología, organizaciones, etc. Al respecto, resulta clara la siguiente definición de tecnología de Kast y Rosensweig (1988):

“Tecnología es la organización y aplicación de conocimiento para el logro de fines prácticos. Incluye manifestaciones físicas como las máquinas y herramientas, pero también técnicas intelectuales y procesos utilizados para resolver problemas y obtener resultados deseados”.

La tecnología es por tanto, ciencia aplicada a una técnica determinada.

La TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN (TI) es aquella tecnología que soporta las funciones de un SI. Ésta, dado que está aplicada a los sistemas de información, se denomina también “Informática”.

Debemos forzosamente hacer una implicación de estos dos últimos conceptos, y es que la Informática no está necesariamente ligada a las computadoras. Hoy por hoy, la computadora ha pasado a ser una herramienta importante para el tratamiento de la información, pero dentro de no muchos años, puede que sea otra la herramienta utilizada, y la tecnología que lo haga posible, seguirá siendo la informática.

Es así como la conclusión a la que debemos llegar, es que el SI de una empresa es parte integrante del conjunto de sistemas que conforman la estructura de la organización, y que la TI proporcionará soluciones claras a problemas que se presenten en la implementación de dicho sistema de información.

Un ejemplo final está dado por el correo convencional y el electrónico: el sistema de correo no es nuevo, pero con la aplicación de nuevas tecnologías, el correo electrónico - con todas las ventajas que esa tecnología ha traído - es hoy en día un medio de comunicación que está suplantando poco a poco, pero no definitivamente, al convencional.

Pero la tecnología, ¿es siempre aplicable, es siempre necesaria, es siempre deseada?

Entonces; que es la teconologia?

La tecnología surge, pues, de la aplicación de los conocimientos científicos a los procedimientos y sistemas técnicos y lo hace en relación con los procesos industriales, tal como se esquematiza en la figura siguiente:

La relación tecnología-procesos industriales parece clara y era la más conocida y aceptada. Sin embargo, el propio concepto de industria de fábrica, ligado al “hardware”, a lo material, ha cambiado bastante. Aunque siguen y seguirán existiendo industrias y fábricas con una actividad y una importancia económica grande, cada vez cobran más importancia las “industrias” de lo inmaterial, industrias del “software” entendida esta palabra en sentido amplio.

Hoy se habla con propiedad de Tecnología del Software y la actividad científica y empresarial en este sector en importantísima y creciente y su influencia sobre prácticamente todos los ámbitos de la actividad humana es enorme. Y se habla – hablaremos más adelante- de Tecnologías de la Información y de la Comunicaciones.

Sistema de Información y Tecnología de la Información Parte II

¿Para qué sirven las tecnologías de información?

¿Cuál es el papel de la Tecnología en general, y de la TI en particular? ¿Es la tecnología siempre aplicable, necesaria y/o deseada?

En la Parte I se ha reconocido las diferencias entre Sistema de Información (SI) de una empresa y Tecnología de la Información (TI) inherente a éste; y se ha establecido que el punto de contacto entre ambos conceptos estaba dado por las soluciones que la TI brindará, en mayor o menor grado, en la implementación del SI.

Ahora se profundizará sobre el papel de la Tecnología en general, y de la TI en particular, buscando establecer las respuestas a las preguntas planteadas con anterioridad: ¿es la tecnología siempre aplicable, necesaria y/o deseada?

TECNOLOGÍA APLICABLE

La TI, como muchas otras tecnologías, han cambiado paulatinamente su papel en las organizaciones:

-      En los comienzos del desarrollo de la TI, ésta se utilizaba para realizar tareas rutinarias y repetitivas -por ejemplo: impresiones de listas sábanas fuera de horario de atención-, era muy costosa en tiempo y dinero y era considerada como un costo extra en las actividades que la utilizaban.

-      A medida que transcurrió el tiempo, la tecnología se hizo más permisiva económicamente y empezó a realizar tareas más completas y complejas: libros contables, facturación, etc.

-      Luego de esto, la TI empieza a integrar todas las actividades de la empresa, tratando de convertirse en una herramienta de soporte para la toma de decisiones y para el logro de objetivos estratégicos. Su costo de obtención sigue disminuyendo y ya no se la considera como un costo inherente a las actividades, sino como una inversión.

-      Hoy en día, las posibilidades que la TI nos da, es la de ser en sí misma la ventaja competitiva del negocio, los costos de obtención han disminuido exponencialmente, y es considerada para la empresa, junto con el SI, como un activo más.

Por lo tanto, la TI juega también un papel importante, no sólo como herramienta de implementación de partes del SI, sino por las oportunidades que por sí misma abre a las empresas.

Muchas empresas se hallan en una fase de descoordinación, con utilizaciones crecientes de TI/SI, pero sin un proceso claro de planificación de la misma. Para empresas en esta situación, son claros los síntomas de quejas por parte de los usuarios por la falta de criterio en la fijación de prioridades y la desconexión entre las actividades de sistemas y las demás actividades de la empresa. En estos casos, se debe lograr que la empresa en su conjunto aprenda acerca de las oportunidades en la utilización de la TI/SI. El aprendizaje es quizás mucho más importante que el propio resultado del proceso.

Para aquellas empresas que han logrado derribar la pared que tradicionalmente aísla las actividades de sistemas del resto de la empresa, nacen nuevas perspectivas. Las necesidades del negocio encuentran una mejor recepción por parte de los profesionales de sistemas. Estos empiezan a conocer el negocio y sugieren oportunidades basadas en TI/SI, los que juegan entonces, un papel no sólo de soporte, sino de un instrumento más del propio negocio, incluso como una oportunidad de negocio en sí misma.

En conclusión, la tecnología es siempre aplicable, independientemente del sector o la actividad que desarrolla la empresa, y de la configuración tecnológica actual de la misma, y esto es debido a que, por lo general, la misma se encuentra disponible para su uso. Quedara entonces por ver qué tecnología será la necesaria.

TECNOLOGÍA NECESARIA

Según Michael Porter, de todas las cosas que pueden cambiar las reglas de competencia, el cambio tecnológico está entre las más prominentes.

Pero el uso de la tecnología no es importante por sí mismo, es importante si trae consigo el logro de una ventaja competitiva. La importancia de la tecnología para la competencia no está en función de su mérito científico o su prominencia en el producto físico. La tecnología es importante para la competencia si afecta de manera significativa la ventaja competitiva de la empresa.

Por tanto, la tecnología es más o menos necesaria siempre en función de los objetivos estratégicos que persiga el negocio.

Así, al escoger entre las tecnologías sobre las cuales invertir, una empresa debe basar sus decisiones en un profundo conocimiento de cada tecnología importante en sus actividades y no en simple indicadores como la oferta del mercado actual. Algunas veces todo lo que se necesita para producir un progreso tecnológico es esfuerzo e inversión. En otros casos, los avances en las subtecnologías pueden permitir mejoras en las tecnologías utilizadas actualmente. Sin embargo, a menudo los esfuerzos en mejorar una tecnología muy antigua pueden ser inútiles. En estos casos, el mejor curso de acción es tratar de saltarla. La decisión de una empresa de descartar su propia tecnología puede ser difícil, pero esta elección puede ser esencial para mantener la posición competitiva de la empresa.

Casos en que la tecnología ayuda a mantener la ventaja competitiva del negocio:

1)    Si baja los costos del negocio o aumenta su diferenciación y esta cualidad es sostenible y puede protegerse de las imitaciones

2)   El cambio tecnológico cambia las directrices del costo o exclusividad a favor de una empresa. Por ejemplo: un nuevo proceso de ensamble, más sensible que el anterior, beneficiará a una empresa de gran participación, aún si sus competidores adoptan esa tecnología

3)   El ser pioneros en el cambio tecnológico se traduce a ventajas de primer movedor además de las inherentes en la tecnología misma: Aún si se imita a un innovador, el ser pioneros lleva a una variedad de ventajas en costo o diferenciación que permanecen luego de que la guía tecnológica se ha ido.

4)   El cambio tecnológico mejora la estructura general del sector de negocio de la empresa.

Otro caso en que su uso se hace necesario es aquel en el que la tecnología empleada en una actividad de valor es utilizada ampliamente dentro del sector de negocio de la empresa. Por ejemplo, la invención del proceso de pasteurización de la leche fue seguramente adoptada en primer momento por una sola empresa lechera, pero ha obligado al resto de las empresas de ese sector a adoptar esa tecnología para no quedar en una posición desventajosa respecto de la primera, esto también obliga a que cada empresa que hoy en día entre al sector deba incluir este proceso. Esto es porque, aún si la tecnología no proporciona una ventaja competitiva a cualquier empresa, puede afectar la ganancia potencial de todas las empresas del sector.

En consecuencia, las tecnologías necesarias de ser desarrolladas en la empresa serán, ni más ni menos, aquellas que contribuirán al máximo al logro de los objetivos estratégicos del negocio.

TECNOLOGÍA DESEADA

La tecnología implica cambios, no solo los más obvios -como por ejemplo, usar impresoras para realizar una factura, en lugar de confeccionarla a mano-, sino también otros, tales como los provocados por la idiosincrasia que la envuelve -por ejemplo, los vendedores de tiendas virtuales han tenido que aprender nuevos métodos de inducción a la compra mediante un canal no utilizado hasta el momento: Internet- y el acelerado ritmo de evolución de las tecnologías aplicadas.

Y los cambios, hoy en día, pueden verse desde dos puntos de vistas: amenazas del medio que prometen efectos negativos u oportunidades de negocio que implican futuras fortalezas; y dado que actualmente "el cambio es una constante", deberíamos capitalizarlo de la forma que más nos convenga, a pesar de que al principio pareciera natural del ser humano la resistencia a él.

La gente es renuente al cambio, aún cuando pueda muy bien redundar en beneficio propio. Cicerón formuló esta máxima hace más de dos mil años: "No se le pueden conferir beneficios a quien no los quiera". Por consiguiente, si un cambio es algo impuesto a alguien, no se producirá.

Es así que si se desea utilizar nuevas tecnologías en la implementación del SI, a menudo no será posible simplemente hacer lo mismo que antes y de la misma manera, sólo que utilizando una tecnología diferente. Esto no significa que debamos ser esclavos de la tecnología, pero sí que debemos estar conciente de los cambios que ésta trae. Tener en cuenta las características de la tecnología a usar puede llevar entonces, a reconsiderar las maneras de hacer las cosas necesarias para que el SI funcione bien.

Por tanto, el uso de las nuevas tecnologías a menudo no es deseado por parte de la gente que debe sacrificar las "viejas formas de hacer las cosas" para aceptar los cambios que éste trae consigo. Los individuos han de estar dispuestos al cambio, interesarse en aprender y querer ser diferentes. Es papel del líder crear condiciones para que eso ocurra.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS (SIA’s)

1.   CONCEPTOS DE ENTRADA, PROCESO, ALMACENAMIENTO Y SALIDA DE INFORMACIÓN

Aplicando los conceptos de entrada y salida a las organizaciones, podemos observar que ellas realizan funciones para lograr sus objetivos. Para efectuar las funciones se dedican recursos humanos y materiales, organizados en alguna estructura. Las personas involucradas deben realizar un conjunto de acciones de todo tipo: elaboración de materias primas, transporte de objetos, elaboración de informes, toma de decisiones, contratación de personas, etc.

Un grupo de acciones realizadas bajo la responsabilidad de una unidad administrativa, tales que cumplen objetivos comunes y se ejecutan, generalmente, en conjunto se llama proceso.

Se debe observar que hay procesos que se componen de procesos. Por ejemplo, la Gerencia de Producción tiene la función de fabricar los productos que vende la empresa. Por lo tanto, todas las acciones que realiza constituyen el proceso de producción. Sin embargo, este proceso contiene otros procesos de adquisición de materias primas, su tratamiento y otros muchos. Podría continuarse la descomposición hasta el nivel  que se desee. El grado de detalle que se utilice en una aplicación cualquiera de este concepto dependerá totalmente del objetivo que se persiga.

Los  PROCESOS tienen entradas y salidas. Estas pueden ser del siguiente tipo:

·       Material

Objetos que se procesarán, almacenarán o transportarán.

Ejemplo: Proceso de almacenaje de repuestos en bodega.

·       Humano

Personas que serán objeto de acciones en el proceso.

Ejemplo: Proceso de capacitación en Análisis de Sistemas.

·       Financiero

Dinero recibido, guardado o pagado.

Ejemplo: Proceso de pago de remuneraciones en efectivo.

·       Información

Mensajes  que  condicionan la acción actual o futura de este u  otros procesos.

Ejemplo: Prácticamente no existen procesos que no tengan o entradas o salidas de tipo de información.

2.   DEFINICIONES

Un SIA es un conjunto de recursos humanos y materiales, que regidos por PROCEDIMIENTOS, ejecutan un conjunto de procesos interrelacionados para lograr un objetivo común

Un SIA es un sistema integrado que combina personas y  máquinas  para entregarle a una organización la información requerida para apoyar las operaciones, la administración y la toma de decisiones.  El sistema usa las máquinas y equipos computacionales (hardware), programas e instrucciones computacionales (software), procedimientos manuales, bases de datos, modelos de análisis, planificación, control y toma de decisiones.

3.   OBJETIVOS Y METAS DE LOS SIA´s

Captar,  procesar,  almacenar y proveer información útil, necesaria, en forma  precisa y oportuna para la realización y control de las metas de la organización.

4.   ELEMENTOS DE UN SIA

Un SIA se compone fundamentalmente de procesos que manejan información en alguna forma. Este concepto abstracto de procesos se materializa en una organización, en un conjunto de elementos concretos, necesarios para la ejecución de procesos.

Los principales elementos son:

RECURSOS HUMANOS:

·       Jefes de proyectos

·       Analistas

·       Operadores

·       Programadores

·       etc.

RECURSOS MATERIALES:

·       Formularios

·       Archivadores, Kárdex

·       Máquinas de escribir

·       Equipos computacionales

·       Productos de Software

·       Fotocopiadoras

·       Calculadoras

PROCEDIMIENTOS: Es un conjunto de instrucciones escritas o verbales, formales o no, que regulan las formas de administrar la INFORMACIÓN y las COMUNICACIONES.

Los procesos de información se pueden clasificar según los medios que utilizan:

·       Manuales: No utilizan medios mecánicos o electrónicos que no sean máquinas de escribir o calculadoras simples.

Ejemplos:

-    La emisión de boletas en el comercio.

-    La correspondencia normal de una oficina.

·       Semimanuales: Utilizan en forma parcial aparatos automáticos.

Ejemplos:

-    Atención de cuentas corrientes en un banco con terminales cajeros.

-    Diseño con ayuda del computador.

                                                              

·       Automáticos: Utilizan en forma intensiva medios automáticos.

Ejemplo:

-    Procesamiento de información mediante un programa ejecutado en forma batch.

1.  CARACTERÍSTICAS DE UN SIA

Cuando el analista se enfrenta al diseño de un sistema, debe tomar decisiones referentes a sí éste será muy eficiente, o muy modular o muy flexible, etc. El hecho de tener que decidir al respecto se debe a que no se puede, por ejemplo, maximizar la eficiencia de un sistema sin perjudicar seriamente su grado de flexibilidad.

Así como la eficiencia y la flexibilidad, existen otras características o cualidades de un sistema, que se utilizan para medir su calidad, o para comparar diferentes alternativas de diseño.

Enfatizar una u otra de estas cualidades en el diseño de un sistema cualquiera implica siempre un precio que se traduce en mayor costo  de desarrollo o reducir la importancia de otra cualidad.

Las principales características que determinan la calidad de un sistema son:

·           EFICACIA

Es el grado en que el SIA cumple su especificación inicial (procesos, salidas, etc.). Esto se refiere  tanto  a las salidas del sistema, como su comportamiento  en cuanto a velocidad de proceso, por ejemplo.

·           EFICIENCIA

Es  la medida en que el SIA realiza lo especificado, con un mínimo de costos y/o recursos. Muchas veces se confunde eficiencia con eficacia.

·           CONFIABILIDAD

Proporción del tiempo en que el SIA está disponible y opera eficazmente. En  sistemas muy simples, casi no hay diferencia  entre eficacia y confiabilidad. En los menos simples la diferencia entre ambos conceptos se acentúa.

Es obvio que si un sistema no es eficaz, no puede ser confiable. Sin embargo, sistemas que si son eficaces, pueden ser no confiables. Por ejemplo un sistema que es eficaz mientras el input que recibe corresponde a su especificación. Sin embargo, al recibir un input no válido, aborta destruyendo una Base de Datos.

·           OPORTUNIDAD DE INFORMACIÓN DE SALIDA

Beneficio del SIA por el momento en que entrega la información (tiempo de respuesta).

·           RELEVANCIA DE LA INFORMACIÓN

Si la información que se entrega es UTIL, si está en EXCESO o DEFECTO, si es realmente NECESARIA.

·           PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA

Presentación  en formatos y medios adecuados.  Clasificaciones  de la información y distribución de los datos en el informe de salida.

·           IMPACTO SOBRE LA SITUACIÓN ACTUAL

Dos alternativas de solución para un mismo problema pueden diferir sustancialmente en cuanto a los cambios que exigen de la  situación actual de la organización. Dichos cambios pueden ser, por ejemplo:

- Reducción/aumento de personal

- Reestructuración organizativa

- Readecuación de oficinas e instalaciones

- Cambios de procedimientos

- Cambio de formularios

- Más/menos trabajo para los funcionarios

- Modificación sistemas de archivo

- Desplazamientos en la organización informal

- Oposición a intereses de grupos dentro de la organización

- etc.

·           FLEXIBILIDAD PARA EVOLUCIONAR

Capacidad del SIA para adaptarse a los cambios de la organización. Está relacionado con el COSTO y VIDA UTIL DEL SIA. El costo de desarrollo de los sistemas es muy alto. La organización a la que sirven sufre continuos cambios.

Para obtener sistemas flexibles es fundamental considerar dicho objetivo en forma explicita desde los primeros momentos de diseño.

·           SIMPLICIDAD DE OPERACIÓN

El SIA debería ser operado, utilizado o administrado por cualquier persona con poca capacitación o conocimientos técnicos. De lo contrario, se corre el riesgo de depender de personas claves y de reducir la confiabilidad.

·           BENEFICIO ECONÓMICO

Característica  importante en la elección de alternativas de SIA y en la decisión de implementar y/o desarrollar un SIA.

1.  DESARROLLO DE UN SIA

ETAPAS

1.  Diagnóstico o Investigación Preliminar

2.  Factibilidad

3.  Definición de Requerimientos

4.  Diseño Lógico

5.  Diseño Físico

6.  Construcción o Programación

7.  Prueba, Puesta en marcha

unidad 2

U 

¿Qué es la información? (1)

üEn el contexto de la organización moderna, la información puede ser definida como los datos que han sido recogidos, procesados, almacenados y recuperados con el propósito de tomar decisiones financieras y económicas o para el soporte de una producción y distribución eficientes de bienes y servicios.

ü 

üLa información tiene que ser considerada como un recurso básico en una organización, junto los humanos, el capital y las materias primas y equipos.

ž—Es importante y clave para la organización tanto para su supervivencia como para mejorar su posicionamiento en la industria.

—Tiene unos costos asociados conforme se quiera utilizar.

—Debe obtenerse a tiempo para su uso eficaz.

—Debe ser utilizada eficientemente para un retorno óptimo sobre su costo. 

La información puede ser clasificada en cuatro clases: Información estratégica, Información para el control de gestión, Información financiera o contable e Información operativa o técnica.

  a) Información estratégica permite a la alta dirección definir los objetivos de la organización, la cantidad y clase de recursos necesarias para alcanzar los objetivos y las políticas que gobiernan su uso. La alta dirección tiene que tomar decisiones económicas importantes basadas en las condiciones de los cambiantes mercados e innovación tecnológica.

üEste tipo de información procede en su mayor parte de fuentes externas a la organización, en particular de su propio sector industrial y está relacionada con factores como cuota de mercado, elasticidad de la demanda, legislación y entorno político.

ü

ü b) Información para el control de gestión ayuda a los mandos medios especialmente para tomar decisiones en el período actual, normalmente un año, para que sean consistentes con los objetivos estratégicos organizativos. Incluye comparaciones entre los resultados actuales y objetivos, presupuestos y medidas de rendimiento.  

ü

c) Información técnica u operacional se produce por rutina, día a día e incluye datos de contabilidad, control de inventario, programación de la producción, planificación de necesidades de materiales, normas y gestión del personal, control del flujo de caja, logística, ingeniería, fabricación, recepción, distribución, ventas y todo el conjunto de operaciones que son necesarias para mantener la empresa en funcionamiento.

     d)  Información contable y financiera es la información que se genera con el propósito de control e información financieros. Este tipo de información se recoge de acuerdo con Principios Contables Generalmente Aceptados y son aplicados por los profesionales contables.

¿Por qué es valiosa la información para la toma de decisiones?

    Una de las tareas vitales realizadas por los directivos es tomar decisiones. La calidad de las decisiones tomadas depende directamente de la calidad de la información que las soporta.

  La toma de decisiones requiere:

  · un profundo conocimiento de las circunstancias que rodean un problema,

  ·  conocimiento de las alternativas disponibles y

  ·  estrategias competitivas.

Atributos de la información que la hacen valiosa para la toma de decisiones 

Completa: Si la información se pierde u oculta al que toma la decisión, el resultado de la decisión será pobre.

Exacta: Errores en la entrada, conversión o procesos puede dar como resultado conclusiones invalidas que darán lugar a decisiones erróneas.

Autorizada: La información puede ser semánticamente correcta, pero representar transacciones invalidas o no autorizadas.

Auditable: La información debe ser seguible a través de los documentos fuente o su ejecución seguida mediante sistemas de control monitorizados y preverificados.

Económica: El coste de producir la información debería no exceder su valor cuando se utiliza.

Adecuada: Información específica debe estar disponible solamente para aquellos que la necesitan para asegurar una gestión eficiente. Demasiada información irrelevante a disposición de quién debe tomar la decisión puede ocultar el proceso.

—

Puntual: Si la información pierde su valor cuando a quién tiene que tomar la decisión después de que la necesita.

—

Segura: La información debe ser protegida de su difusión a personas no autorizadas, sin ello puede dar lugar a pérdidas económicas en la organización. Debe estar protegida contra destrucciones accidentales o voluntarias

¿Qué hace que la información sea un recurso crítico para la organización?

    Los estudios realizados en diversas universidades (Minnesota, Texas, etc...) revelan que en los sectores financieros, fabricación y distribución, una caída total del ordenador de tres o cuatro días puede dar lugar a la pérdida del negocio.

—

    Igualmente, la pérdida de confidencialidad en las bases de datos de investigación o en el plan estratégico, puede proporcionar a los competidores una ventaja definitiva. 

¿Cómo mejorar la gestión y el control de las T.I.?

Para ello es necesario que las organizaciones puedan disponer de:

—Una función de auditoría informática independiente ,

—

—Una utilización correcta de la informática en la práctica de los distintos tipos de auditoría,

—

—La definición de unos objetivos de control de T.I.  

Tema 2: Sistemas de Información en la Empresa

2.1        Tipos de Sistemas de Información Básicos

·         Un sistema solo no proporciona toda la información que una empresa necesita

Tipos de Sistemas de Información: cuatro tipos de SI dan servicios a los diferentes niveles de una organización:

• Sistemas a nivel operativo
• Sistemas a nivel de conocimiento
• Sistemas a nivel administrativo
• Sistemas de nivel estratégico

·         Sistemas a nivel operativo:

o   SI que supervisan las actividades elementales y las transacciones de la organización.

o   Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la organización (ventas, ingresos, depósitos diarios, etc.)

o   Ej.: SI para realizar depósitos en un cajero automáticos, sistemas de registros de horas trabajadas.

·         Sistemas a nivel de conocimiento:

o   SI que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organización.

o   El propósito es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a las organizaciones a controlar el flujo de trabajo de oficinas.

·         Sistemas a nivel administrativo:

• SI que apoyan las actividades de supervisión, control, de toma de decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio.
• Proporciona informes periódicos más que información instantánea de operaciones.
• Apoyan a la toma de decisiones no rutinarias, decisiones menos estructuradas.

o   Ej: SI de control de ubicación en viviendas de los empleados.

·         Sistemas de nivel estratégico:

• SI que apoyan a las actividades de planeación a largo plazo de la dirección general de la empresa.
• Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo.

·         Los SI apoyan a las principales funciones empresariales: ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.

·         Ejemplo: SI para funciones de ventas

o   a nivel operativo: SI para registrar cifras de ventas diarias y procesar pedidos.

o   a nivel de conocimiento: SI para el diseño de promociones para los productos de la empresa.

o   a nivel administrativo: SI para el registro de ventas mensuales por territorios, y reporte de aquellos que se exceden o caen por debajo del promedio de ventas.

o   a nivel estratégico: SI para pronosticar tendencias de ventas durante un período de cinco años.

·         Tipos principales de SI en las organizaciones

·         Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS):

o   Sistemas computarizados que efectúan y registran las transacciones diarias necesarias para dirigir el negocio

o   Dan servicio al nivel operativo

¨       Entradas: transacciones, eventos

¨       Procesamiento: clasificación, listados, fusión,

¨       actualización

¨       Salidas: informes detallados, listas, resúmenes

Tipos de Sistemas TPS
	Sistemas de ventas y marketing	Sistemas de manufactura y producción	Sistemas de finanzas y contabilidad	Sistemas de recursos humanos	Otros tipos (Ej. de Universidad)
Funciones principales del sistema	§ Administración de ventas § Investigación de mercado § Promoción § Fijación de precios § Productos nuevos	§ Programación § Compras § Embarque y recepción § Ingeniería § Operaciones	§ Presupuestos § Mayor general § Facturación § Contabilidad de costos	§ Registros de personal § Prestaciones § Compensaciones § Relaciones laborales § Capacitación	§ Admisiones § Calificaciones § Registros de cursos § Alumnos
Principales sistemas de aplicaciones	§ Sistema de información de pedidos de venta § Sistema de investigación de mercados § Sistema de comisiones por ventas	§ Sistemas de control de máquinas § Sistemas de órdenes de compra § Sistemas de control de calidad	§ Mayor general § Cuentas por cobrar y por pagar § Sistemas de administración de fondos	§ Nómina § Expedientes de empleados § Sistemas de prestaciones § Sistema de trayectoria profesional	§ Sistema de registro académico § Sistemas de control de planes de estudio

o   Ejemplo TPS de nómina

·         Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS):

o   Sistemas de información que auxilian a los trabajadores del conocimiento en la creación e integración del conocimiento nuevo en la organización

¨       Entradas: especificaciones de diseño, base de conocimientos

¨       Procesamiento: modelado, simulaciones

¨       Salidas: modelos, gráficos

¨       Usuarios: profesionales, personal técnico

·         Sistemas de oficina:

o   Sistemas de cómputo, como procesadores de texto, sistema de correo electrónico y sistemas de programación

o   Diseñados para aumentar la productividad de trabajadores de datos en la oficina

¨       Entradas: documentos, programas

¨       Procesamiento: administración de documentos, programación, comunicación

¨       Salidas: documentos, programas, correo

¨       Usuarios: oficinistas

·         Sistemas de información gerencial (MIS):

o   Sistema de información que permite realizar funciones de planeación, control y toma de decisiones proporcionado informes resumidos y excepcionales de rutina.

o   Dan servicio al nivel administrativo

¨       Entradas: datos resumidos de transacciones, modelos simples

¨       Procesamiento: informes de rutina, modelos simples, análisis de bajo nivel

¨       Salidas: informes resumidos y excepciones

¨       Usuarios: gerentes de nivel medio

o   Ejemplo de Sistema de información gerencial:

·         Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS):

o   Sistema de información que combina datos y modelos analíticos sofisticados o herramientas de análisis de datos para apoyar la toma de decisiones semiestructurada y no estructurada.

o   Dan servicio al nivel administrativo

¨       Entradas: datos de bajo volumen, bases de datos optimizadas para el análisis de datos, modelos analíticos, herramientas de análisis de datos

¨       Procesamiento: interactivo, simulaciones, análisis

¨       Salidas: informes especiales, análisis de decisiones, respuesta a consultas

¨       Usuarios: profesionales, gerente de personal

o   Ejemplo de Sistema de apoyo a la toma de decisiones:

·         Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS):

o   Sistema de información diseñado para abordar la toma de decisiones no estructurada mediante gráficos y comunicaciones avanzadas.

o    Dan servicio al nivel estratégico

¨       Entradas: datos acumulados externos e internos

¨       Procesamiento: gráficas, simulaciones, interactivo

¨       Salidas: proyecciones, respuestas a consultas

¨       Usuarios: directores

o   Ejemplo de sistemas de apoyo a ejecutivos:

·         Relación de la interacción entre los sistemas

Tipos de Sistemas de Información: desde una perspectiva funcional

o   Sistemas de ventas y marketing

o   Sistemas de manufactura y producción

o   Sistemas de finanzas y contabilidad

o   Sistemas de recursos humanos

·         Sistemas de ventas y marketing:

o   SI que ayudan a la empresa a identificar los clientes para los productos o servicios de la empresa, desarrollar productos y servicios para satisfacer las necesidades de los clientes, promover y vender estos productos y servicios, y dar apoyo continuo a los clientes.

o   Ejemplos:

¨       Procesamiento de pedidos

¨       Análisis de mercado

¨       Análisis y fijación de precios

¨       Pronósticos de tendencias de ventas

·         Sistemas de manufactura y producción:

o   SI que tratan de la planeación, desarrollo y elaboración de productos y servicios, y del control y flujos de la producción.

o   Ejemplos:

¨       Ubicación de instalaciones

¨       Control de máquinas

¨       Planeación de la producción

¨       Herramientas de diseño asistidas por computadoras

·         Sistemas de finanzas y contabilidad:

o   SI que dan seguimiento a los activos financieros de la empresa y flujo de fondos.

o   Ejemplos:

¨       Análisis de cartera

¨       Elaboración de presupuestos

¨       Planeación de utilidades

¨       Cuentas por cobrar

·         Sistemas de recursos humanos:

o   SI que llevan registros de los empleados; dan seguimiento a las habilidades, desempeño del trabajo y capacitación del empleado, y apoyan a la planeación de la remuneración y desarrollo de los empleados.

o   Ejemplos:

¨       Planeación de recursos humanos

¨       Entrenamiento y desarrollo

¨       Trayectoria profesional

¨       Análisis de remuneraciones

2.2.     Clasificación de los Sistemas de Información

·         Los SI se pueden clasificar de diversas formas, además de las vistas.

o   Por el grado de formalidad: formales e informales

o   Por el nivel de automatización conseguido: manuales y sistemas basados en TI

o   Por su relación con la toma de decisiones: SI para decisiones estratégicas, administrativas u operativas

o   Por el origen y grado de personalización: sistemas específicos para una organización y sistemas de carácter general.

o   Por el valor que representan para la organización: beneficios internos y beneficios externos

2.3.     Evolución de los Sistemas de Información

·         Los Sistemas de Información tienen una evolución en las organizaciones:

o   se implantan en forma inicial Sistemas de Procesamiento de Transacciones;

o   posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones;

o   por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos.

·         La función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento.

·         Etapas de crecimiento (Modelo de crecimiento de R. Nolan):

1.   Etapa de iniciación:

¨       Adquisición de los primeros ordenadores.

¨       Automatización de procesos operativos de bajo nivel para reducir costos.

¨       Poca implicación de los usuarios

2.   Etapa de contagio o expansión:

¨       Diseminación y contagio a los demás usuarios.

¨       Proliferación de las aplicaciones.

¨       Automatización de procesos operativos completos.

¨       Crisis en el uso de ordenadores.

1.   Etapa de control:

¨       Profesionalización de los participantes, frustración de algunos usuarios.

¨       Necesidad de controlar el uso de los recursos informáticos.

¨       El departamento de SI de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial.

2.   Etapa de integración:

¨       Aplicaciones en línea, integración con las Base de Datos

¨       Aparecen deficiencias en el crecimiento.

¨       Mayor control administrativo.

¨       El usuario empieza a responsabilizarse (funciones de dirección, y coordinación).

3.   Etapa de administración de datos:

¨       Aparecen modelos de datos y necesidades de información en la organización.

¨       Catálogo de aplicaciones integrados en la organización

¨       Uso de SI y TI más que procesamiento.

4.   Etapa de madurez:

¨       Se asume el papel innovador de las TI.

¨       Aplicaciones oportunas y competitivas.

¨       Los responsables de SI toman el mismo lugar de importancia que responsables de ventas o RRHH.

2.2.     Funciones Básicas del Tratamiento de la Información

o   Entradas de datos (recolección de datos)

o   Almacenamiento de datos

o   Cálculo o computación

o   Presentación de la información

o   Transmisión de la comunicación

·         Entradas de datos (recolección de datos)

o   Técnicas de entrada de datos: teclado, lectores ópticos

o   Coste de la entrada de datos

o   Control de errores (Validación)

o   Entrada de datos integrada

·         Almacenamiento de la Información:

o   Papel de la base de datos de la organización

o   En la base de datos se almacenan diversidad de tipos diferentes de datos

o   Estructura de la base de datos

o   Imperfecciones de la base de datos

·         Cálculo o computación:

o   Cálculos matemáticos y manipulaciones de datos (ordenar, agregar o insertar, eliminar, localizar o buscar, etc.).

·         Presentación de la Información

o   Valor de la información, no toda la información producida es sometida a exposición.

·         Transmisión de la Información (comunicaciones)

o   Comunicación interna y externa.

2.2.     Sistemas Integrados de Información

·         La forma más común de integración entre sistemas de información es a través de flujos de información (datos):

o   Es fundamental cuando los datos son necesarios para otro sistema al que le sería imposible generarlos, o cuando esto sería más costoso, lento o menos exacto que usar los archivos originales.

·         Integración es el entrelazamiento de sistemas, de tal modo que los datos de un sistema puedan pasarse en forma rutinaria

·         La integración en SI puede alcanzarse de manera manual o informatizada (o computarizada)

·         La integración de sistemas requiere la identificación de interacciones potencialmente útiles

o    Es importante que toda la organización tenga conocimiento del SI.

·         La integración de sistemas de información puede ser:

o   Jerárquica:

¨       Ej. desde el nivel operativo se suministran datos a los de nivel administrativo.

¨       Son las más probables de ser identificadas (los administradores saben qué información debe resumirse)

o   Horizontal:

¨       Ej. datos que se procesan entre los sistemas de información de varios departamentos.

·         La integración puede llevarse a cabo por diversos mecanismos.

o   Procedimientos estándar

o   A través de los administradores (capaces de conjugar la información de varios sistemas y resumirla con diversos propósitos administrativos)

·         Beneficios de la integración de SI:

o   Mejores flujos de información en la empresa.

o   Obligan al administrador a compartir la información que sus departamentos.

o   Mayor aprovechamiento de la información para ayudar a toda la organización a alcanzar sus metas.

·         Es necesario una evaluación cuidadosa de los costos y los beneficios de la integración, para alcanzar un nivel óptimo en la integración.

¿Qué son las bases de datos?

Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y características de las bases de datos. 

El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.

Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.

Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.

Definición de base de datos

Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.

Intro: 

nProcesar la información ha sido y será una de las tareas básicas de cualquier civilización

nDebido al crecimiento económico y demográfico se procesan grandes cantidades de datos.

nLos datos interrelacionados en conjunto forman un sistema.

nPara la toma de decisiones:

...El objetivo Básico del Procesamiento de Datos nEs proporcionar la información correcta en el momento oportuno a la persona indicada, en el lugar apropiado y al menor costo.

...Las empresas requieren Información sobre  las funciones:

npersonal,

nnóminas,

ninventarios,

npedidos,

ncuentas por cobrar,

nHistorias clínicas

nInformes de ventas,

npruebas de      laboratorio,

nmatrículas,

ntransacciones financieras, 

Entidades: nEs un objeto que existe y es distinguible de otros objetos

nPuede ser concreto como una persona o un libro o un aula o

nPuede ser abstracta como un concepto, un número de cuenta, un día festivo

nEs una persona, lugar, cosa, evento, o concepto acerca del cual se registra información.

nEn un banco:

  Clientes, cuentas bancarias, préstamos hipotecarios

nEn un almacén:

  proveedores, partes, envíos, etc.

nEn una universidad:

  alumnos, profesores, aulas, cursos, etc.

nEn un hospital:

  pacientes, médicos, enfermeras, historias clínicas, análisis laboratorios

nEn la industria:

  ventas, productos, insumos, pedidos, costos, clientes, proveedores, vendedores, equipo, costos, diseño del producto, etc.

nEdificios, vehículos, equipos, herramientas, unidades organizacionales, planes de negocios, muebles, préstamos, órdenes de compra, cuantas bancarias, almacén

Conjunto de entidades: nEs el conjunto de entidades del mismo tipo.

En un banco:

nConjunto de entidades Cliente es el conjunto de todas las personas que tienen una cuenta en un banco. 

nConjunto de entidades Cuenta es el conjunto de todas las cuentas en un banco determinado.

Atributos o elementos de datos:

nUna entidad está representada por un conjunto de atributos que lo caracterizan. Así para las entidades:

n

nCliente sería: nombre, RUT, Dirección, teléfono. 

nCuenta sería: saldo, tipoCta,  NroCta.

nCasa sería: tamaño, color, alrededores, antigüedad.

nProveedor sería: nombre, número, dirección, tipo, fono.

nProducto: Nombre, color, peso

nProyecto: Número, presupuesto.

nPartes: NumParte, Numproveedor, descripción, precio.

nCliente: NumCli, nombre, dirección, teléfono.

nOrden: NumOrden, FechaOrden, NumCli, TotalOrden

Valor de los datos:

nEs la información contenida en cada campo de datos.

  Ejm para nombre sería: Juan Fernández, Mabel García, etc.

nLos valores que toman los campos datos pueden ser : cualitativos, cuantitativos, o descriptivos, dependiendo de la manera como los campos de datos describen a la entidad.

ENTIDAD 

n

n

CLIENTE

CUENTA

PROVEEDOR 

ATRIBUTOS

Campos de Datos

RUT

Nombre

Dirección

TipoCta

NroCta

SaldoCta

Nombre

NroPro

Dirección

VALORES(Datos)

33333-3

Juan Fernández

Jr. Ancash 478

Cta. Corriente

124536

995.000

Watts

P001

Dieciocho 123

Elementos claves de datos:

nCampo o campos de datos que permite determinar los valores de los otros campos de datos de la misma entidad. Se llama también llave primaria

nEjm conocido NroCta 124536, determinamos que es una Cta. Corriente, cuyo saldo es 995.000

nEjm: conocido RUT 33333333-3, podemos determinar que se trata de Juan Fernández, que vive en Macul 1242 y tiene teléfono 5410278

Relacion:

nEs una asociación entre varias entidades.

  Ejm: una relación que asocia al cliente Fernández con la cuenta CC01240

nEl conjunto de relaciones CtaCli denota la asociación entre los clientes y las cuentas bancarias que tienen

Bases:

nEs una colección de datos relacionados acerca de una empresa, con múltiples usos. Estos son resultados de tener múltiples usuarios.

q Ejm en un banco la información acerca de clientes pueden tener varios usuarios, como cuentas de cheques, cuentas de ahorros, prestamos a plazos, prestamos hipotecarios.

Base de Datos:

nEs un conjunto unificado de información que es compartida por el personal autorizado de la empresa.

nEs un sistema de mantenimiento de registros.

Función:

nAlmacenar toda información necesaria para la empresa en forma centralizada eliminando la información redundante.

Objetivo

nProporcionar entorno para recuperar información de y almacenar nueva información en la BD.

CARACTERÍSTICAS DE LA BD

nConjunto o colección de datos.

nDatos interrelacionados o estructurados.

nRedundancia controlada.

nIndependencia de datos y de procesos.

nSoporte a múltiples usuarios y múltiples aplicaciones.

nLa actualización y recuperación de datos debe asegurar integridad, seguridad y confidencialidad de los datos.

nControl centralizado sobre los datos: reduce redundancias, evita inconsistencias, facilita el control de estándares, mayor seguridad.

nPuede decirse que una BD es:

qIntegrada pues es una unificación de varios archivos de datos independientes donde se reduce la redundancia

qCompartida  Partes de la BD puede compartirse entre varios usuarios, es decir cada usuario puede tener acceso a la misma parte de la BD y utilizarla con propósitos diferentes

Integrada:

Si para la administración de Inscripción se requiere conocer el departamento de cada estudiante inscrito. No es necesario incluir esta información redundante en los registros de inscripción por que se puede obtener recurriendo al registro Empleado

Compartida:

nLa información sobre departamentos es compartida por varios usuarios distintos, en este caso por el Departamento de Personal y por el Departamento de Capacitación.

nEsto implica también el acceso concurrente. Ejm: acceso de dos clientes a una cuenta corriente de manera simultánea, una para depositar y otra para retirar dinero. Si solo una se actualiza ocasiona datos inconsistentes y se dice que la BD es inconsistente

Abstraccion de los datos:

nNivel Físico .- Se describen en detalle las estructuras de datos complejas de nivel bajo

nNivel Conceptual .- describe que datos son realmente almacenados en la BD y las relaciones que existen entre los datos.

nNivel de Visión .- Describe solo parte de la BD. El sistema puede proporcionar muchas visiones de la BD.

nNivel Físico el registro de cliente, cuenta o empleado es un bloque de posiciones de memoria consecutivas (palabras o bytes).

nNivel conceptual .-Cada registro se describe por una definición de tipo como la ilustrada.

nNivel Visión.- Ejm los cajeros del banco solo ven parte de la base de datos que tiene información sobre las cuentas de los clientes.

El objetivo de un sistema de Base de Datos es simplificar y facilitar el acceso a los datos. Las vistas de alto nivel ayudan a lograrlo (no se debe cargar al usuario con los detalles físicos de implementación del sistema)

Un sistema de BD incluye:

Datos. Los datos almacenados en el sistema se dividen en una o más BD. Por didáctica se considera 1 BD que contiene todos los datos del sistema.

Hardware.  Se compone de almacenamiento secundario: cintas, tambor, discos, etc. donde reside la BD

Software   Sistema de Administración de la BD o DBMS. Éste maneja todas las solicitudes de acceso a la BD formuladas a los usuarios.

Usuarios

Software: Lenguaje de Definición de Datos DDL

nLenguaje especial que permite mediante un conjunto de definiciones especificar un esquema de base de datos.

nLa compilación de sentencias DDL es un conjunto de tablas que se almacenan en un archivo llamado diccionario DD

nDD Es un archivo que contiene datos sobre los datos. Este se consulta antes de leer o modificar los datos reales en el SBD.

Software: Lenguaje de Manipulación de Datos ( DML )

nManipulación de datos :

qRecuperación de información almacenada en BD

qInserción de nueva información

qSupresión de información de la BD

qModificación de los datos almacenados en BD

nUn DML es un lenguaje que permite a los usuarios manipular los datos

nLenguaje de consulta, es un trozo de DML que permite la recuperación de información

Software: Programa de Aplicación

nSon programas escritos en un lenguaje principal (cobol, pl/1, pascal, c, etc.) que incorporan llamadas en DML

nEjm en un sistema bancario tenemos programas de aplicación para:

qgenerar cheques de nómina

qCargos a las cuentas

qAbonos a las cuentas

qTransferir fondos entre cuentas

qObtener el saldo de una cuenta

qPara obtener estados mensuales

Usuarios

Hay 3 clases de usuarios:

nProgramador de Aplicaciones.-   Encargado de escribir programas de aplicación que utilicen BD.

nUsuario Final.-   Que accesa a la BD desde un terminal. Persona que toma decisiones y utiliza información de la BD. También proporcionan datos que se almacenan en la BD.

   U. Sofisticado.-  Emplea un Lenguaje de Consulta de BD, proporcionado por el sistema.

   U. Especializado.- Escriben aplicaciones de BD especializadas que no encajan en el marco tradicional de procesamiento de datos.

U. Ingenuos .- Usan los programas de aplicación. Ejm : programa de transferencia para transferir 100 dólares de la cuenta A a la cuenta B

  Los usuarios pueden realizar todas las funciones de: recuperación, creación, supresión y modificación.

nAdministrador de la BD.-  DBA 

Sistema de Administración de la BD (Data Base Management System) DBMS

nSistema que integra  los archivos en una BD  y proporciona diferentes orientaciones a usuarios diferentes.

nProporciona el interfaz entre los datos de bajo nivel almacenados en la BD y los programas de aplicación y consultas hechos al sistema

nObjetivos:  

qAtender las diferentes funciones de la empresa

qMinimizar la redundancia en los datos

qSuministrar información consistente al sistema toma de decisiones

qDesarrollar mantener y mejorar los programas de aplicación de manera rápida y económica

qFacilitar la reorganización física de los datos almacenados

qPosibilitar el control centralizado de la BD evitando anomalías del acceso concurrente.  (actualización simultánea de la BD)

qEstablecer procedimientos mas sencillos para las operaciones de computación

qCopia de seguridad y recuperación detectando las fallas ( rotura disco, energía, errores de software) restaurando la BD al estado anterior a la falla

qImplantación de seguridad permitiendo que solo los usuarios autorizados accesen a toda la BD o parte de ella.

qImplantación de la Integridad permitiendo la actualización solo de datos que satisfagan ciertas restricciones de consistencia.

Administrador de la BD (DBA)

nPersona encargada de la administración de la BD.

Funciones:

nDefine el esquema original de la BD.

nDefine la estructura de almacenamiento y el método de acceso.

nModifica el esquema y la organización física de almacenamiento.

nConcede autorización para el acceso a los datos regulando la parte de la BD que van a ser accedidas por varios usuarios.

nEspecifica las restricciones de integridad, que el DBMS consulta cada vez que tiene lugar una actualización en el sistema.

Diccionario de Datos

nEs el deposito central de información acerca de:

qLas entidades y sus campos de datos,

qLas relaciones entre entidades,

qLos dominios de los atributos,

qRestricciones de integridad de cada relación (clave),

qSignificados, usos y formatos de representación,

qLas BD y las referencias cruzadas entre los atributos y las bases,

qQue programas se usan con las BD,

qCódigos de autorización y seguridad

qEs un recurso que proporciona información uniforme y centralizada sobre los datos.

Beneficios de usar un DD

Un DD debe ayudar al usuario de una BD a:

ncomunicarse con otros usuarios.

nControlar los campos de datos (introducir nuevos campos o cambiar las descripciones de los campos). de manera simple y efectiva

nReducir la redundancia e inconsistencia de los datos.

nDeterminar el impacto de los cambios en los campos de datos sobre la

base de datos total.

nCentralizar el control de los campos de datos como una ayuda en el diseño

y en la expansión del diseño de la BD.

Independencia de los Datos

Es la capacidad de modificar una definición de un esquema en un nivel sin

afectar la definición de un esquema en el nivel superior.

nIndependencia Física de Datos.- Capacidad de modificar el esquema

físico sin que se vuelvan a escribir los Programas de Aplicación.

nIndependencia Lógica de Datos.-Capacidad de modificar el esquema

conceptual sin que se vuelvan a escribir los PA. Son necesarias cuando se

altera la estructura lógica de los datos.

Ventajas de la Independencia de los Datos

nLas modificaciones de las estructuras de almacenamiento físico no

involucran modificaciones en los PA.

nLas nuevas tecnologías en las memorias auxiliares no afectan los PA.

nVistas: cualquier relación que no es parte del modelo conceptual pero se

hace visible al usuario como una “relación virtual”.

nVistas diferentes pueden ser extraídas de la misma estructura de

almacenamiento, reduciendo la duplicación de datos.

nLa ejecución de operaciones ilícitas se prohíben. Ejm: la actualización o

eliminación de datos que no pertenecen a una vista.

nLa programación de las aplicaciones se facilita debido a que ella es

realizada sobre vistas determinadas que no dependen de las estructuras de

almacenamiento físico ni de problemas de acceso.

Diseño y Funcionamiento de la BD

nSe inicia con los requerimientos conceptuales de los usuarios finales.

Estos deben satisfacer :

qLas necesidades actuales de información y los requerimientos de

funcionamiento

qLos requerimientos previstos e imprevistos de los usuarios finales

qPermitir la expansión y reorganización de la empresa

qPermitir la fácil modificación en los medios de hardware y software

cambiantes

qAntes de insertar datos en la base se debe verificar su validez.

qSolo personas autorizadas deben tener acceso a la base.

¿Por qué Base de Datos?

nLa redundancia puede reducirse.

nLa inconsistencia puede evitarse. Si la RD se reduce y se controla,

asegurando que cualquier cambio se realice automáticamente en todas las

entradas posibles.

nLa data puede ser compartida.

nLos estándares pueden ser reformados, permitiendo el intercambio de

data o migración entre sistemas.

nLas restricciones de seguridad pueden aplicarse. El DBA puede:

qAsegurar que los accesos a la BD sean por los caminos que se definan.

qAutorizar el acceso a la data.

nSe puede mantener la integridad de la data.

nLos requerimientos en conflicto pueden balancearse.